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Solly Azar, assureur innovant, confie son éditique à Business Document

Présent depuis 35 ans sur le marché de l’assurance, le Groupe Solly Azar se distingue sur deux métiers complémentaires : 2ème courtier multi-spécialiste de France, Solly Azar Assurances conçoit des produits d’assurance et les propose à un réseau de courtiers qui en assurent la distribution. Il est adossé pour cela à des compagnies d’assurances partenaires. Parallèlement, Solly Azar Solutions apporte ses solutions d’assurance en marque blanche en s’appuyant sur le savoir-faire du groupe en matière d’ingénierie produits ou d’applications des nouvelles technologies à la souscription et à la gestion de contrats d’assurance

 Solly Azar Solutions apporte ainsi une large gamme de solutions pour accompagner ses clients (Compagnies d’assurance ou Mutuelles, Courtiers, Etablissements bancaires ou financiers, Institutions de prévoyance, Professionnels de l’immobilier, Distributeurs de produits ou services, Constructeurs automobiles,..) dans le développement de chaque projet : conception de produits, accompagnement marketing et commercial, vente à distance, plates-formes de gestion et centres d’appels, outils technologiques sur mesure.

Avec ses 500 collaborateurs, Solly Azar s’est toujours situé à la pointe de l’innovation et a été un précurseur de l’internet en tant qu’outil de gestion d’assurance. C’est un courtier grossiste « assurément différent » qui perpétue son image à travers tous les supports technologiques (extranet professionnel, site grand public de réintérmediation …).

 

LE PROJET D’ÉDITIQUE, CENTRALISER LES ÉDITIONS
DANS UN SEUL OUTIL : BDOC SUITE

Philippe Graziani, Département Etudes et Intégration Informatiques nous précise le périmètre d’un projet client :
« Un projet en étude chez Solly Azar Solutions, c’est la fourniture du produit d’assurance, du ou des site(s) internet, de webservices, d’outils informatiques au service des gestionnaires, et d’un plateau de gestion et de souscription.
Les développements web et webservices sont réalisés par Solly Azar, l’éditique repose sur Bdoc Suite, les outils de gestion sur la solution métier d’assurance V9 (ITN) et sur la GED (NUXEO). La partie de gestion opérationnelle étant ensuite assurée par les plateaux de gestion situés dans nos différents sites ».

Le projet d’éditique de Solly Azar s’est imposé avec la signature successive de deux contrats importants. Leur mise en oeuvre réussie avec Bdoc Suite de Business Document a servi de socle à un projet d’entreprise plus global. Pour la mise en place de cette nouvelle chaine globale éditique, l’outil Bdoc Suite s’intégrait parfaitement, et en est devenu la pièce maitresse.

 

CRITÈRE DE CHOIX DÉTERMINANT :
RÉPONDRE AU BESOIN D’INTERACTIVITÉ

« Bdoc Suite a été choisie dans notre projet d’éditique pour deux raisons », nous précise Philippe Graziani, « nous avions des centaines de modèles à gérer et nous rencontrions des problèmes de maintenance avec notre configuration précédente, car à chaque projet, il fallait réinventer la roue. Grace à Bdoc suite, nous générons aujourd’hui des bibliothèques de documents et de courriers réutilisables en travaillant sur des textes élémentaires, en intégrant les chartes graphiques spécifiques à nos partenaires et en réassemblant des documents avec ces textes élémentaires et chartes graphiques.

Bdoc Suite permet également, surtout depuis la version V5, de gérer des chartes graphiques différentes en fonction de nos partenaires. Ce point est primordial dans le cadre de projets de type partenariat.

Mais notre critère déterminant de choix était de trouver une réponse à notre besoin d’interactivité, c’est là que le module Bdoc Interactive de Bdoc suite nous a apporté entière satisfaction.

En effet, pour répondre aux courriers entrants, le portail de rédaction et de production interactive de documents Bdoc Interactive nous permet d’utiliser des bibliothèques de documents préassemblés. Chaque modèle de document comprend ainsi, son wording fixe, les données issues de la base de données (flux contexte du contrat) et des données variables (par exemple : dates de réception du courrier entrant…) à saisir par le gestionnaire dans des champs de saisies libres correctement positionnées dans le texte fixe du modèle, dont certaines avec des listes de choix.

Le document final est structuré de manière homogène et les résultats en termes de communication sont bien meilleurs. Nous avons développé en outre des fonctionnalités supplémentaires en réponse aux besoins des gestionnaires nous permettant de joindre des pièces complémentaires et de choisir le mode d’envoi (courrier ou mail) » ajoute Philippe Graziani.

Bdoc Suite a donc bien répondu avec son module Bdoc Interactive au besoin d’interactivité de Solly Azar, un besoin quasi culturel chez Solly Azar.

 

BDOC INTERACTIVE, DES AVANTAGES INDÉNIABLES

Auparavant ces personnalisations de documents étaient effectuées sous Word par chaque gestionnaire avec tous les risques d’erreurs possibles. Aujourd’hui l’utilisation de Bdoc Interactive comporte des avantages indéniables :

  • Homogénéité de la communication clientèle
  • Formulations de politesses fixes
  • Minimum de données à saisir par le gestionnaire
  • Options qui répondent aux besoins internes : envoi par mail ou courrier, ajout de PJ.
  • Economies de papier, économies d’affranchissement en privilégiant l’envoi par mail,
  • Réponse aux demandes émanant des gestionnaires (fonctionnalités additionnelles).

 

BDOC SUITE, UNE SOLUTION D’ÉDITIQUE EFFICACE

« Aujourd’hui la solution est efficace à 99 %. Nous avons refondu notre chaine éditique en interconnectant des outils performants : Bdoc Suite est l’outil central de notre GED sortante (courriers à destination des clients). Si au départ nous n’avions pas de vision globale, nous avons assemblé nos briques et aujourd’hui notre système nous permet de remplir une grande partie de nos besoins » précise Philippe Graziani.

Bdoc Suite s’intègre donc parfaitement dans la nouvelle chaine globale éditique de Solly Azar. Les développements sont mutualisables et entrainent le raccourcissement du temps de développement des modèles et grâce à Bdoc Interactive, les courriers interactifs sont beaucoup mieux structurés, « les modèles produits sont plus fiables, nous avons peu d’incidents sur les modèles en eux-mêmes ».

« Si nos volumes sont faibles pour l’instant car seul le secteur de la santé est concerné (environ 100 modèles web complexes ou simples, interactifs ou batch, 1000 documents édités/jour via Bdoc Web et Bdoc Edit), nous avons le projet d’étendre la solution sur de nouveaux secteurs, les volumes seront donc exponentiels.

 

UNE UTILISATION DES MODULES APPLIQUÉE
AU MÉTIER DE L’ASSURANCE

 Si le portail de rédaction et de production interactive de documents Bdoc Interactive, déjà décrit plus haut est un module central de la solution Bdoc Suite, les autres modules présentent des fonctionnalités primordiales:

  • Concevoir et modéliser les courriers avec Bdoc Design, composante de Bdoc Office Automation

« C’est notre plateforme de développement de modèles » indique Philippe Graziani. L’outil se met à la disposition de l’équipe éditique (3 personnes) et leur permet de développer les modèles que la maitrise d’ouvrage leur donne. « Nous essayons de réutiliser au maximum les modèles existants».

Avantage : « Cela va plus vite, la bibliothèque de gestion est unique, le nombre de modèles est limité, les temps de développement éditiques sont plus courts : grâce à Bdoc Design, une bibliothèque de modèles gestion Santé est réalisée en 5 jours, alors qu’auparavant il fallait 10 à 20 jours pour la réaliser ».

 

  • Station de production : Bdoc Web , composante de Bdoc Office Automation

L’internaute peut remplir un formulaire sur le site internet et demander un devis ou faire directement une demande de souscription en ligne : un flux XML part du site web et appelle Bdoc web qui va fabriquer le PDF correspondant en assemblant le modèle « exécutable » (produit par Bdoc Design) et en intégrant automatiquement les données du flux. Avantage : « Quelle que soit la source (site internet ou interne émise par le gestionnaire via V9), nous utilisons la même typologie de flux et nous respectons l’homogénéité des documents ».

 

  • Générer en masse des documents dynamiques avec la station de production batch Bdoc Edit, composante de Bdoc Document Factory

« C’est la même chose que Bdoc Web, sauf que les flux proviennent de notre solution de gestion « métier » V9 (de l’éditeur ITN) et sont dits « batch ». Un même flux peut contenir des contextes contrats différents (gérés pour des partenariats différents) appelant des modèles différents pour un envoi par mail ou courrier à destination de nos assurés.»

 

  • Station de diffusion et post production : Bdoc Online, composante de Bdoc Output and Content Management

Cette solution est associée à Bdoc Interactive et la supplée pour la réalisation de certaines tâches que Bdoc Interactive ne sait pas faire seule comme par exemple : « La gestion de pièces jointes à un document généré par le gestionnaire via Bdoc Interactive ou la réalisation de copies pour les courtiers. En effet, quand le produit est géré pour le compte de courtiers qui sont à l’origine de la souscription, tous les documents issus d’actes de gestion doivent être transmis en copies aux courtiers. Le document est ainsi envoyé au courtier automatiquement par mail » note Philippe Graziani.

 

BUSINESS DOCUMENT ACCOMPAGNE SOLLY AZAR
DANS SON DÉVELOPPEMENT

Solly Azar a toujours souhaité utiliser les produit à la pointe de la technologie, nous mettons en place des systèmes de web services (communication entre outils hétérogènes) partout où ils sont nécessaires, on sait faire des sites web, mettre en place des solutions de gestion, d’éditique, d’Edi, de GED, technologiquement nous sommes au point et les solutions intégrées que nous utilisons sont performantes.

Les relations avec les équipes de Business document sont excellentes, les consultants sont à l‘écoute, ils nous ont beaucoup dépannés. Ces deux dernières années nous avons mis en place d’énormes évolutions techniques qui ne sont pas terminées, nous sommes persuadés que Business Document nous accompagnera dans ces nouveaux développements » conclut Philippe Graziani.