Avec Bdoc Suite, l’adhérent de la Masfip, dispose de l’information à l’instant T

Témoignage de  Mâamoun Bernichi, DSI de la Masfip.

 

Je suis Mâamoun Bernichi, DSI de la Masfip, la Mutuelle d’action sociale des finances publiques (MASFIP).

Notre organisme est une mutuelle du livre III du code de la mutualité, qui propose uniquement de l’action sociale.

Concrètement, nous apportons une aide financière aux adhérents en difficultés : personnes âgées, personnes en situation de handicap, soutien à la petite enfance, accès au logement.

Nous avons aujourd’hui 280 000 adhérents en France.

Nous sommes 2 à la DSI, et nos outils sont utilisés par 120 collaborateurs environ.

 

Quelles était votre problématique initiale ?

Quand je suis arrivé en 2013 à la Masfip, il y avait une problématique : la gestion des courriers.

Quand on instruit un dossier, il faut informer la personne de la démarche réalisée (envoi d’un chèque, validation d’une demande, etc.).

Tous les courriers se faisaient alors à la main avec les risques d’erreurs que ça implique (faute d’orthographe, oubli, risque d’erreurs, …)

Une personne était dédiée à cette tâche pour traiter 150 à 200 courriers par jour car chaque courrier nécessite une réponse personnalisée.

Il était pour nous essentiel de moderniser et digitaliser notre traitement des courriers, notamment en matière d’éditique, de composition et d’assemblage.

 

Pourquoi avoir choisi Gfi Business Document ?

Premièrement, je connaissais déjà la capacité de Business Document, et son adéquation avec notre besoin, notamment pour sa capacité d’assemblage.

C’est un outil capable de gérer des volumes conséquents et il échange avec des protocoles de communication standards.  

Il est surtout très intuitif et accessible, l’utilisation de Bdoc Suite permet aux gestionnaires de se concentrer réellement sur les besoins métiers 

Enfin, je connaissais très bien l’équipe Bdoc, dans laquelle j’avais totalement confiance.

Elle prend en considération les demandes des utilisateurs pour faire évoluer la solution en conséquence. Le support est également ponctuel, ce qui est essentiel pour notre activité.

 

Comment s’est déroulé le déploiement ?

Le déploiement s’est déroulé sans aucune difficulté. Tout a été géré en interne, tant pour l’installation que pour la mise à jour et les modèles à créer.

Notre très bonne connaissance de l’outil nous a permis de passer plus de temps à réfléchir à ce qu’on allait mettre dans les modèles qu’à les concevoir. Ce n’est pas la partie Bdoc qui a pris le plus de temps mais la préparation du contenu, gérés par les responsables métiers. En trois semaines, tous les modèles étaient montés.

Nous avons mis en place un environnement de pré-production, pour lancer une phase de test. En moins d’un mois la solution était opérationnelle.

L’intégration est aussi facilitée par la taille modeste de notre organisation.

 

Quels sont les résultats obtenus ?

Premièrement, on a amélioré notre image avec une meilleure qualité des courriers :  le courrier est esthétiquement plus beau en matière de publipostage, avec la possibilité de reprendre la charte de l’identité de la mutuelle dans tous les courriers.

On apporte également plus d’information, comme les références du dossier qui facilitent la compréhension du message par l’adhérent, qui peut y répondre plus facilement.

D’autre part, tout le traitement manuel a été éliminé, ce qui réduit le risque d’erreur et a permis de gagner un équivalent temps plein (ETP). Le gestionnaire qui s’occupait du courrier a ainsi pu récupérer sa véritable fonction en tant qu’expert de la commission de gestion de l’action sociale

On est plus dans l’automatisation, la modernisation et la facilité. L’adhérent a l’information à l’instant T et ça c’est un vrai plus.

 

 

En savoir plus sur la solution CCM-Editique de Bdoc Suite pour les Mutuelles