La nouvelle solution ECM- GED de Business Document : Bdoc Rflow

 

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Bdoc Rflow organise et restitue tous les contenus et documents entrants et sortants de votre système d’information ainsi que leurs données associées en leur offrant un archivage sécurisé.
Son portail dynamique et convivial permet aux utilisateurs métiers de retrouver tous les documents ou contenus à travers des interfaces web de recherche et des tableaux de bords paramétrables en fonction des données associées et des profils des utilisateurs.

En tant qu’outil de ECM – GED complet, Bdoc RFlow et son moteur de workflow puissant permet d’optimiser les processus existants ou modéliser de nouveaux, afin d’améliorer le traitement des documents et leurs données dans tous types d’organisations.

L’architecture ouverte de Bdoc RFlow offre toutes les possibilités d’intégration avec des solutions tierces.

 

Capture
Bdoc Rflow capture les documents de tous formats produits par Bdoc Suite ou provenant d’autres sources comme par exemple les systèmes de messagerie (Outlook, Lotus). Les documents de type papier numérisés, peuvent être analysés avec ou sans reconnaissance de caractères (OCR, ICR).
Le module gère l’indexation et la classification automatique des documents à partir de l’extraction des données du document.

Bdoc Rflow optimise le traitement automatique des flux entrants et réduit les traitements manuels et les risques d’erreur.

 

Conservation et sécurisation
Bdoc Rflow classe et archive les contenus capturés, quel que soit leur format, ainsi que les métadonnées associées.
Le module supporte les fonctionnalités de compression, d’authentification et de cryptage .
Il joue alors le rôle de coffre-fort centralisé à valeur probante.

 

Interface utilisateur
Via son portail web , entièrement paramétrable par chaque utilisateur, Bdoc Rflow permet un accès rapide aux contenus archivés pour les visualiser, les distribuer ou les annoter.

Les documents archivés sont restitués dans le plus strict respect, sont archivés et restitués dans leur format d’origine et ne sont pas altérables.
En plus du portail web, les contenus archivés peuvent aussi être redistribués par envoi d’email et par Web Service.

Bdoc Rflow simplifie et accélère la recherche, la restitution et le partage des contenus archivés pour permettre à vos utilisateurs métiers de se concentrer sur le service aux clients.

 

Exécution de workflows
Bdoc Rflow permet la mise en place et l’exécution de workflow et l’assignation de tâches métier par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs.
À tout moment l’utilisateur peut visualiser l’avancement du workflow.

Bdoc Rflow exécute tous workflows compatibles avec la norme BPMN 2.0 (Business Processing Modeling Notation) et offre une compatibilité maximale avec les systèmes tiers.
Grâce à ses workflows, Bdoc Rflow vous permet d’automatiser vos processus documentaires et d’optimiser le travail de vos utilisateurs métiers.

 

Gestion RGPD
Bdoc Rflow permet de répondre à la directive Européenne RGPD en offrant des tableaux de bord et procédures automatiques de :

  • Recherche et restitution des données à caractère privé/confidentiel au travers de tous les documents archivés dans Bdoc Rflow;
  • Gestion des contraintes légales d’archivage sachant que la législation locale est prépondérante sur la directive RGPD;
  • D’effacement des documents et des métadonnées associées avec la production et l’archivage d’un rapport d’audit complet

 

Signature Electronique

Bdoc Rflow offre la possibilité de s’interfacer avec les solutions de signatures électroniques du marché.
Le Module E-Signature propose des Workflows et tableaux de bord prédéfinis permettant à l’utilisateur de préparer le document (définir les emplacements et les coordonnées des signataires) en vue d’une signature électronique.
Les documents déjà préparés en amont par Bdoc Suite par exemple, seront traités de façon automatique.
Le document signé donnera lieu à une nouvelle version archivée.

 

 

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Cette solution s’intègre désormais dans notre offre globale de gestion de documents d’entreprise : DDM – Digital Document Management.
DDM est une offre de gestion de contenu complète permettant de gérer au sein d’une solution unique, l’ensemble des informations liées aux processus internes et aux échanges avec les clients.

DDM permet de composer des documents en temps réel, en masse, de façon interactive ou en responsive design. Articulée autour de son référentiel de modèles et intégrable avec les systèmes d’information, la solution Bdoc Suite assure la composition des documents, la diffusion cross media , la communication digitale et l’interaction avec le module de GED , Bdoc Rflow. Bdoc Suite est la réponse aux besoins d’éditique et de CCM.

DDM permet la lecture automatique des documents scannés ou des emails, archive tout type de documents et de fichiers dans leur format d’origine et permet de définir des workflows de traitement adaptés aux procédures de l’entreprise. Interfacé avec Bdoc Suite, offrant les connecteurs vers les systèmes d’information ainsi que les plug in MS office et complété de son portail Web entièrement paramétrable (tableaux de bord définis avec des widgets) , la solution Bdoc Rflow, répond parfaitement aux besoins de Gestion de contenu (ECM) , de GED , de recherche, suivi et traitement des documents.