Business Document : Votre solution ECM- GED
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Vous souhaitez:
- Organiser et restituer tous les contenus et documents (entrants et sortants) de votre système d’information.
- Les Archiver de manière sécurisée avec leurs données associées.
Grâce à son portail dynamique et convivial, Rflow, le module de GED – ECM de la plateforme Business Document permet aux utilisateurs métiers de retrouver très facilement tous les documents ou contenus à travers des interfaces web de recherche « user friendly ». En fonction de leur profil et de leurs droits, les utilisateurs pourront paramétrer leurs tableaux de bord .
En tant qu’outil de ECM – GED complet, la plateforme Business Document et son moteur de workflow puissant vous permet d’optimiser les processus existants ou d’en modéliser de nouveaux. Vous améliorez considérablement le traitement des documents et leurs données.
De plus, l’architecture ouverte de la plateforme Business Document offre toutes les possibilités d’intégration avec des solutions tierces.
Capture
Rflow capture les documents de tous formats produits dans la plateforme Business Document ou provenant d’autres sources comme par exemple les systèmes de messagerie (Outlook, Lotus). Les documents de type papier numérisés, peuvent être analysés avec ou sans reconnaissance de caractères (OCR, ICR).
Le module gère l’indexation et la classification automatique des documents à partir de l’extraction des données du document.
Rflow optimise le traitement automatique des flux entrants et réduit les traitements manuels et les risques d’erreur.
Conservation et sécurisation
Rflow classe et archive les contenus capturés, quel que soit leur format, ainsi que les métadonnées associées.
Le module supporte les fonctionnalités de compression, d’authentification et de cryptage .
Il joue alors le rôle de coffre-fort centralisé à valeur probante.
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Interface utilisateur
Via son portail web , entièrement paramétrable par chaque utilisateur, Rflow permet un accès rapide aux contenus archivés pour les visualiser, les distribuer ou les annoter.
Les documents archivés sont restitués dans le plus strict respect, sont archivés et restitués dans leur format d’origine et ne sont pas altérables.
En plus du portail web, les contenus archivés peuvent aussi être redistribués par envoi d’email et par Web Service.
Rflow simplifie et accélère la recherche, la restitution et le partage des contenus archivés pour permettre à vos utilisateurs métiers de se concentrer sur le service aux clients.
Exécution de workflows
Rflow permet la mise en place et l’exécution de workflow et l’assignation de tâches métier par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs.
À tout moment l’utilisateur peut visualiser l’avancement du workflow.
Rflow exécute tous workflows compatibles avec la norme BPMN 2.0 (Business Processing Modeling Notation) et offre une compatibilité maximale avec les systèmes tiers.
Grâce à ses workflows, Rflow vous permet d’automatiser vos processus documentaires et d’optimiser le travail de vos utilisateurs métiers.
Gestion RGPD
Rflow permet de répondre à la directive Européenne RGPD en offrant des tableaux de bord et procédures automatiques de :
- Recherche et restitution des données à caractère privé/confidentiel au travers de tous les documents archivés dans Rflow;
- Gestion des contraintes légales d’archivage sachant que la législation locale est prépondérante sur la directive RGPD;
- D’effacement des documents et des métadonnées associées avec la production et l’archivage d’un rapport d’audit complet
Signature Electronique
Rflow offre la possibilité de s’interfacer avec les solutions de signatures électroniques du marché.
Le Module E-Signature propose des Workflows et tableaux de bord prédéfinis permettant à l’utilisateur de préparer le document (définir les emplacements et les coordonnées des signataires) en vue d’une signature électronique.
Les documents déjà préparés en amont par Bdoc Suite par exemple, seront traités de façon automatique.
Le document signé donnera lieu à une nouvelle version archivée.
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Business Document est la plateforme unique et collaborative qui vous permet de gérer l’ensemble des contenus liés à vos processus internes et les communications avec vos clients, citoyens, collaborateurs.
En d’autres termes, elle répond à vos besoins de gestion de la communication clients entrante et sortante mais également ceux liés à la GED-Archivage
Grâce à son référentiel de modèles de documents , Business Document permet de composer vos documents : en mode collaboratif , en temps réel, en masse ou de façon interactive et de manière responsive design. Elle facilite la diffusion de toutes vos communications au format papier ou digital .
Business Document permet également de lire de manière automatique vos documents scannés ou vos emails, d’ archiver tous les types de documents et les fichiers dans leur format d’origine. Son portail Web entièrement paramétrable (tableaux de bord définis avec des widgets) vous permet de définir des workflows adaptés aux procédures de votre entreprise.
Dotée de nombreux connecteurs Business Document est très facilement intégrable à votre système d’information
#GED – Gestion Electronique de documents # ECM – Gestion de contenu d’entreprise #Editique #CCM – Customer Communication Management
