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Solutions CCM – Mutuelle

Dans un secteur en pleine mutation où les fusions se multiplient, les mutuelles doivent moderniser et rationaliser leurs infrastructures et leur portefeuille d’applications tout en proposant les réponses adéquates à leurs adhérents.

Ces derniers attendent avant tout une communication moderne et personnalisée adoptant les nouveaux usages de mobilité et d’instantanéité : grilles tarifaires et de garanties claires et relevés de prestations interactifs doivent être accessibles 7 jours sur 7 au travers des portails adhérents et des applications mobiles.

L’offre de gestion de la communication client de Business Document permet de répondre à ces enjeux stratégiques en plaçant l’adhérent au centre de votre communication.

En savoir plus

Proximité et disponibilité au service des adhérents
Avec Bdoc Suite, vous mettez en oeuvre pour vos adhérents, une communication personnalisée, réactive et interactive, selon votre charte graphique ou en marque blanche ou en multimarques : attestation, demande de prise en charge et carte de tiers payant sont disponibles en « libre service » dans les portails ou transmis à la demande par email.

Vous créez une relation de proximité en adoptant les nouveaux usages de vos adhérents.

 

L’adhérent au cœur de votre communication digitale
Grâce à Bdoc Suite, dans leur espace Adhérents ou via messagerie électronique, vos adhérents dialoguent avec vous au travers des documents échangés : appel de cotisation, transmission de factures, attestation, acceptation de devis sont transmis sans délai et les relevés de remboursements intègrent une navigation par page, tableaux triables et graphiques afin d’offrir une information moderne, claire et riche grâce au SmartBdoc.

Vous renouvelez la relation avec vos adhérents grâce à des documents innovants.

 

Optimisez la gestion des offres tarifaires
Bdoc Suite vous permet de faire évoluer et de personnaliser rapidement vos offres de complémentaires santé à destination de vos clients Entreprises. Vous proposez une réponse adaptée et personnalisée permettant de créer sur mesure des grilles garanties pour les offres de mutuelle santé obligatoire des salariés, généralisée depuis le 1er janvier 2016 dans le cadre de la loi ANI.

Témoignage Masfip

L’offre Bdoc suite disposait déjà d’une grande avancée fonctionnelle pour nos gestionnaires au quotidien. Bdoc Suite 2017 va encore plus loin en termes de communication avec nos adhérents et partenaires finaux grâce à la modélisation des mails, incluse dans cette version.

Témoignage de  Mâamoun Bernichi, DSI de la Masfip.

 

Je suis Mâamoun Bernichi, DSI de la Masfip, la Mutuelle d’action sociale des finances publiques (MASFIP).

Notre organisme est une mutuelle du livre III du code de la mutualité, qui propose uniquement de l’action sociale.

Concrètement, nous apportons une aide financière aux adhérents en difficultés : personnes âgées, personnes en situation de handicap, soutien à la petite enfance, accès au logement.

Nous avons aujourd’hui 280 000 adhérents en France.

Nous sommes 2 à la DSI, et nos outils sont utilisés par 120 collaborateurs environ.

 

Quelles était votre problématique initiale ?

Quand je suis arrivé en 2013 à la Masfip, il y avait une problématique : la gestion des courriers.

Quand on instruit un dossier, il faut informer la personne de la démarche réalisée (envoi d’un chèque, validation d’une demande, etc.).

Tous les courriers se faisaient alors à la main avec les risques d’erreurs que ça implique (faute d’orthographe, oubli, risque d’erreurs, …)

Une personne était dédiée à cette tâche pour traiter 150 à 200 courriers par jour car chaque courrier nécessite une réponse personnalisée.

Il était pour nous essentiel de moderniser et digitaliser notre traitement des courriers, notamment en matière d’éditique, de composition et d’assemblage.

 

Pourquoi avoir choisi Gfi Business Document ?

Premièrement, je connaissais déjà la capacité de Business Document, et son adéquation avec notre besoin, notamment pour sa capacité d’assemblage.

C’est un outil capable de gérer des volumes conséquents et il échange avec des protocoles de communication standards.  

Il est surtout très intuitif et accessible, l’utilisation de Bdoc Suite permet aux gestionnaires de se concentrer réellement sur les besoins métiers 

Enfin, je connaissais très bien l’équipe Bdoc, dans laquelle j’avais totalement confiance.

Elle prend en considération les demandes des utilisateurs pour faire évoluer la solution en conséquence. Le support est également ponctuel, ce qui est essentiel pour notre activité.

 

Comment s’est déroulé le déploiement ?

Le déploiement s’est déroulé sans aucune difficulté. Tout a été géré en interne, tant pour l’installation que pour la mise à jour et les modèles à créer.

Notre très bonne connaissance de l’outil nous a permis de passer plus de temps à réfléchir à ce qu’on allait mettre dans les modèles qu’à les concevoir. Ce n’est pas la partie Bdoc qui a pris le plus de temps mais la préparation du contenu, gérés par les responsables métiers. En trois semaines, tous les modèles étaient montés.

Nous avons mis en place un environnement de pré-production, pour lancer une phase de test. En moins d’un mois la solution était opérationnelle.

L’intégration est aussi facilitée par la taille modeste de notre organisation.

 

Quels sont les résultats obtenus ?

Premièrement, on a amélioré notre image avec une meilleure qualité des courriers :  le courrier est esthétiquement plus beau en matière de publipostage, avec la possibilité de reprendre la charte de l’identité de la mutuelle dans tous les courriers.

On apporte également plus d’information, comme les références du dossier qui facilitent la compréhension du message par l’adhérent, qui peut y répondre plus facilement.

D’autre part, tout le traitement manuel a été éliminé, ce qui réduit le risque d’erreur et a permis de gagner un équivalent temps plein (ETP). Le gestionnaire qui s’occupait du courrier a ainsi pu récupérer sa véritable fonction en tant qu’expert de la commission de gestion de l’action sociale

On est plus dans l’automatisation, la modernisation et la facilité. L’adhérent a l’information à l’instant T et ça c’est un vrai plus.