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Business Document Unity

Logiciel ged

La gestion des documents est un enjeu majeur pour les entreprises. Lorsqu’elle est mal pilotée, ou si les outils ne sont pas adaptés, elle peut être synonyme de surcoûts, de perte d’efficacité ou d’insatisfaction. Au contraire, un système de GED efficace permettra des gains de temps importants, une augmentation de la rentabilité et une amélioration de la satisfaction des clients / usagers.

1. QU’EST-CE QU’UN LOGICIEL DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) ?

Un logiciel de GED propose plusieurs fonctionnalités pour gérer tous ces flux de documents et d’informations, qu’ils soient sous un format papier ou électronique. Parmi ces fonctionnalités, on retrouve :

  • La numérisation des documents papier
  • La capture automatique des emails et des contenus
  • L’indexation
  • Le stockage et l’archivage des documents et des dossiers
  • La gestion de la sécurité des données du document digitalisé
  • L’authentification des informations archivées
  • La recherche et consultation rapide des contenus

Ces fonctionnalités permettent de gérer efficacement un grand nombre de documents produits quotidiennement par votre entreprise, que ce soit sous un format digital ou papier. Ces documents sont créés, transmis à des destinataires, stockés puis éventuellement recherchés par vos collaborateurs, clients ou partenaires quand ils en ont besoin. Dans ce contexte, la transformation numérique devient un atout majeur pour optimiser la gestion documentaire et améliorer la productivité globale de l’entreprise. Ces processus de création, partage, stockage et recherche de documents sont extrêmement chronophages et demandent des ressources importantes.

Business Document
Business Document

2. Les avantages d’un logiciel GED

Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de gain de temps, de réduction des coûts, de centralisation et de suivi des données, ainsi que de sécurisation des données et des documents.

Gain de temps et d’efficacité

La GED permet de gagner du temps en facilitant l’accès aux documents et en optimisant les processus de recherche d’informations. Grâce à la centralisation des données de l’entreprise, chaque collaborateur travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main. Cela permet de répondre rapidement aux demandes des clients de manière personnalisée et d’optimiser les tâches quotidiennes.

Réduction des coûts

La GED permet également de réaliser des économies significatives. En effet, elle réduit les coûts liés à la gestion des processus documentaires, à l’impression de documents papier, aux envois postaux, et à la correction d’erreurs. De plus, elle diminue les coûts de déploiement IT grâce à une intégration simple et rapide.

Sécurisation des données

La GED assure une sécurisation optimale des données et des documents. Elle permet de gérer les droits d’accès et de modification, garantissant ainsi la confidentialité et l’intégrité des informations. De plus, elle assure le respect scrupuleux de la législation, notamment en ce qui concerne le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Amélioration de la collaboration

La GED favorise le travail collaboratif en facilitant le partage de documents et d’informations. Elle permet de mettre en place des workflows pour optimiser les processus métiers, ce qui rend l’organisation plus agile. De plus, elle offre la possibilité de donner aux clients un accès simplifié à leurs documents, ce qui améliore la satisfaction client.

Cependant, il est important de noter que la mise en place d’une GED peut présenter certains défis, tels que la nécessité de former les collaborateurs à l’utilisation du nouveau système, l’acquisition d’un équipement informatique performant, et la gestion des risques de fraude et de perte de données. Il est donc essentiel de bien planifier le déploiement de la GED et de prévoir un accompagnement adéquat pour les utilisateurs.

3. Les 7 étapes de mise en place d’une solution logicielle GED

La mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED) nécessite une méthodologie rigoureuse pour garantir son succès. Voici les principales étapes à suivre pour l’implémentation d’un système de GED dans une entreprise.

Identification des besoins
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Identification des besoins

étape 1

Désignez un chef de projet pour analyser les besoins en gestion documentaire. Répertoriez les types de documents, les besoins de stockage et d’automatisation, et les contraintes légales.
L’aide d’un consultant peut être précieuse à cette étape.

Cahier des charges
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Cahier des charges

étape 2

Élaborez un cahier des charges qui spécifie le plan de classement des documents, les automatisations nécessaires et les critères de conservation.
Cet outil orientera votre choix de solution GED.

Sélection de la solution logicielle GED
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Sélection de la solution logicielle GED

étape 3

Après avoir clairement identifié vos besoins, déterminez vos critères de choix du logiciel, notamment en termes de fonctionnalités, d’ergonomie et de budget.
Tests et ajustements 
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Tests et ajustements 

étape 4

Présélectionnez quelques solutions et testez-les dans un environnement contrôlé. Évaluez leur adéquation avec vos besoins et ajustez si nécessaire.
Déploiement à grande échelle 
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Déploiement à grande échelle 

étape 5

Une fois le test réussi, déployez la solution choisie dans toute l’entreprise. Un comité d’observation peut surveiller la transition, évaluer la satisfaction des collaborateurs et veiller à la maintenance du système.
Formation et accompagnement 
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Formation et accompagnement 

étape 6

Anticipez les réticences en formant vos collaborateurs et en les accompagnant durant la période de transition. Mettez en place un support technique pour faciliter l’adaptation.
Suivi et mise à jour 
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Suivi et mise à jour 

étape 7

Continuez de suivre l’efficacité du système et faites les ajustements nécessaires, tout en gardant un œil sur les nouvelles réglementations et technologies.

Ce processus requiert une attention particulière à chaque étape pour garantir le succès de la mise en place de votre système de GED.
N’hésitez pas à solliciter des experts pour vous accompagner dans ce projet stratégique.

4. Présentation de la solution Business Document

Business Document, une plateforme du groupe Inetum, se positionne comme un outil complet de gestion documentaire et d’archivage. Elle offre une interface conviviale et dynamique qui permet aux utilisateurs de retrouver facilement tous les documents ou contenus nécessaires.

Un outil de gestion documentaire et d’archivage complet

Business Document permet d’organiser et de restituer tous les contenus et documents entrants et sortants de votre système d’information, ainsi que leurs données associées, en offrant un archivage sécurisé. Son portail dynamique et convivial, qui se distingue des offres concurrentes, permet aux utilisateurs métiers de retrouver tous les documents ou contenus à travers des interfaces user-friendly.

Les bénéfices attendus de la plateforme Business Document

L’utilisation de la plateforme Business Document peut apporter plusieurs bénéfices significatifs à votre entreprise :

  • Réduction de 30% des coûts de gestion des processus documentaires.
  • Optimisation de 50% du temps de recherche d’informations disséminées.
  • Réalisation de 25% d’économies pour la gestion des corrections d’erreurs.
  • Réduction du temps de mise à disposition des contrats, courriers de vos clients (Time-to-Market) : envoi des contrats en temps réel.
  • Diminution des coûts de déploiement IT grâce à une intégration simple et rapide.
  • Augmentation de la satisfaction et de la fidélisation des clients.

Les secteurs d’activité pour lesquels Business Document est particulièrement adapté

Business Document a une expérience et un savoir-faire reconnus pour la conception et le déploiement d’outils de Gestion Électronique des Documents (GED) dans plusieurs secteurs d’activité, notamment :

  • Banque & finance.
  • Secteur immobilier.
  • Assurance.
  • Mutuelle.
  • Secteur public.
  • Services.

Ces secteurs peuvent bénéficier grandement de l’efficacité et de la flexibilité de la plateforme Business Document pour gérer leurs processus documentaires.

Business Document