La GED transverse : plus qu’une promesse, une réalité grâce à la solution Business Document d’Inetum

En pleine transition numérique, les organisations de tous les secteurs ont largement revu leurs méthodes de travail au cours de ces dernières années. La crise sanitaire, en particulier, a mis en exergue la nécessité de briser les silos d’information afin de fluidifier les échanges et de faire converger les différents outils métiers. Décryptage de tendances et partage de bonnes pratiques par Marie-Noëlle Vannier et Pierre Schuhl de la division Business Document d’Inetum, la plateforme tout-en-un mêlant CCM, GED, ECM et automatisation des processus documentaires.

Dans un contexte d’hybridation professionnelle et de la relation client la gestion électronique des documents et les échanges autour des documents n’ont jamais eu autant d’importance. Nos clients ont pris conscience de l’importance que revêt la GED dans la relation avec leurs collaborateurs et leurs clients. L’un de nos clients nous a par exemple informés qu’au début de la crise sanitaire, son activité aurait été quasiment à l’arrêt sans notre solution de GED, tous les collaborateurs étant obligatoirement en télétravail », observe Pierre Schuhl, directeur du Product Management Business Document chez Inetum.

Loin d’être une exception, ce cas d ’usage met en exergue la prise de conscience des organisations sur les apports de la GED, qui facilite le travail à distance des collaborateurs et permet de répondre aux besoins des clients finaux. Il indique également la volonté des utilisateurs d’aller plus loin et plus vite dans la transformation que cela implique.

Une solution qui évolue en même temps que ses utilisateurs

Née de 2 solutions de GED et de CCM, Business Document, la plateforme de content management, permet de piloter l’ensemble des flux documentaires, de la captation à la sortie du document, en passant par des étapes d’édition, d’approbation et de signature électronique, le tout via un seul environnement numérique. Fort des cas d’usages observés chez ses clients, la plateforme Business Document est ainsi en mesure de couvrir l’enchaînement complet du cycle de vie des documents.

Toujours déployable on-premise, la plateforme répond surtout aux attentes grandissantes du cloud, dont les avantages (disponibilité, sécurité, etc.) ont déjà séduit de nombreux acteurs. Par ailleurs, la plateforme Business Document couvre les besoins d’interopérabilité́ bien connus des entreprises, pouvant s’intégrer aussi bien dans des applications back-end que front-office. Pour ce faire, un important travail autour de l’APIsation a été effectué afin que la solution s’interconnecte avec tous les prestataires, de la capture documentaire à la signature électronique.

Une réponse à tous les besoins

Contribuant à fluidifier les processus documentaires grâce à ses multiples passerelles vers d’autres applications métiers, la plateforme Business Document fonde sa pro- position de valeur sur 4 piliers :

• La capture et la captation des données ;
• La conservation, à court ou moyen terme, avec toutes les contraintes qui s’imposent (force probante des archives notamment) ;
• La création (communication sortante, multicanale, production de communication) ;
• La collaboration, tout au long du cycle de vie du document. « Il faut disposer d’un outil performant pour mettre en œuvre un projet de GED ou de CCM, mais cela ne fera pas tout. La compréhension du business et des enjeux d’un client, s’y adapter et être en mesure d’y répondre, sont tout aussi importants », ajoute Marie-Noëlle Vannier, Consultante avant- vente Business Document chez Inetum. « Tout en faisant partie d’un grand groupe, nous maintenons une proximité avec nos clients pour leur proposer un accompagnement contribuant à la réussite de leurs projets », conclut-elle.