La GED ou Gestion Électronique des Documents
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Qu’est-ce que la GED, ou Gestion Electronique des Documents ? Quel est son utilité ? Pourquoi et comment la mettre en place au sein de votre entreprise ? Qu’est-ce que la GED ?La GED, ou Gestion Electronique des Documents, est l’ensemble des processus informatiques visant à optimiser la circulation, la sécurisation et l’exploitation de tous les types de documents dans une entreprise. La GED traite à la fois des documents entrants et sortants, de façon centralisée et systématisée. Elle permet une gestion digitalisée et automatisée de tous les documents de l’entreprise. En anglais, « GED » se dit « EDM » pour Electronic Document Management (ou parfois seulement DMS pour Document Management System). Les fonctionnalitésLes principales fonctionnalités proposées dans une solution de GED pour gérer tous ces flux de documents et d’informations qu’ils soient sous un format papier ou électronique sont :
Votre entreprise produit quotidiennement un grand nombre de documents, que ce soit sous un format digital ou papier. Ces documents sont créés, transmis à des destinataires, stockés puis éventuellement recherchés par vos collaborateurs / clients / partenaires quand ils en ont besoin. Ces processus de création / partage / stockage / recherche de documents sont extrêmement chronophages et demandent des ressources importantes. Pour cette raison, il est stratégique d’analyser ces processus dans le détail pour tenter de les optimiser. Il y a ici des sources d’économies (économies financières, économie de temps…) considérables. C’est justement le but de la GED (Gestion électronique des documents). La GED est une des composantes de l’ECM (Enterprise Content Management).
Prenons l’exemple concret d’un processus de vente de l’un de vos produits ou services. Vous commencez par recevoir une demande d’un client potentiel (mail, appel d’offre, formulaire, commande en ligne…). Selon vos produits / services, il peut être nécessaire de créer plusieurs documents internes pour répondre à cette demande. Vous pouvez également avoir besoin d’échanger des documents (e-mail par exemple) avec le client potentiel afin de mieux comprendre sa demande. Vous rédigez ensuite une (voire plusieurs) propositions / devis. Vous aurez également peut être besoin de produire un bon de commande, une facture, un contrat, une garantie… Tout cela varie bien entendu d’une entreprise à l’autre et du type de produits / services que vous proposez. Mais ce processus implique généralement de nombreux documents au format papier et/ou numérique. Ces documents sont ensuite stockés. Par exemple :
Si, par la suite, vous devez répondre à une demande client, vous pouvez avoir besoin d’aller rechercher l’ensemble de ces documents, stockées sur des supports différents. Pour cela il est peut-être nécessaire de faire appel à des collègues (la demande initiale reçue par le service commercial, le bon de commande ou la facture conservée par le service comptabilité…). C’est souvent long, fastidieux et vous perdez donc en réactivité face à la demande de votre client. L’entreprise ayant mis en place une GED bénéficie donc d’un grand avantage. L’ensemble des documents a été digitalisé et est accessible (aux collaborateurs autorisés) via un outil unique, directement depuis leur propre ordinateur. Vous êtes donc plus réactif vis-à-vis de votre client. Vous gagnez du temps et vous réalisez des économie. C’est tout l’intérêt de la GED et, au-delà, de la digitalisation de l’entreprise. Ce système permet donc aux collaborateurs de votre entreprise de répondre à toutes demandes clients en quelques secondes.
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Quels sont ses bénéfices pour votre entreprise ou organisation ?Dans un contexte de croissance exponentielle des flux numériques, maîtriser les différents documents et les données associées qui circulent dans votre entreprise est devenu un enjeu essentiel. La mise en place d’un logiciel GED vous assurera :
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La GED : les bénéfices pour vos clients ou vos utilisateursVous saviez que 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information Pour vos utilisateurs, la mise en place d’un logiciel de gestion documentaire permet de palier à cette problématique car ils ont immédiatement accès à l’information qu’ils cherchent. Dans le même temps, ils optimisent leurs tâches au quotidien grâce à la centralisation des données de l’entreprise, chacun travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main tout en garantissant une gestion des droits d’accès et de modification … ce qui constitue un gain de temps considérable.
Selon Markess, « Plus d’1 décideur sur 2 pensent que la performance business passe par l’amélioration des processus de gestion documentaire » En effet, la gestion électronique des documents est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise ou de votre organisation.
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Gestion Électronique des Documents : les grandes étapes du process
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Les 7 étapes de la mise en place d’une solution GED au sein de votre organisation.
Vous êtes déjà convaincu de l’intérêt de la mise en place d’un logiciel GED au sein de votre entreprise / organisation ? Voici quelles sont les étapes d’une mise en place que vous devez envisager.
1. Identification des besoins : désignez un chef de projet pour analyser les besoins en gestion documentaire. Répertoriez les types de documents, les besoins de stockage et d’automatisation, et les contraintes légales. L’aide d’un consultant peut être précieuse à cette étape.
2. Cahier des charges : élaborez un cahier des charges qui spécifie le plan de classement des documents, les automatisations nécessaires et les critères de conservation. Cet outil orientera votre choix de solution GED.
3. Sélection de la solution logicielle GED : après avoir clairement identifié vos besoins, déterminez vos critères de choix du logiciel, notamment en termes de fonctionnalités, d’ergonomie et de budget.
4. Tests et ajustements : présélectionnez quelques solutions et testez-les dans un environnement contrôlé. Évaluez leur adéquation avec vos besoins et ajustez si nécessaire.
5. Déploiement à grande échelle : une fois le test réussi, déployez la solution choisie dans toute l’entreprise. Un comité d’observation peut surveiller la transition, évaluer la satisfaction des collaborateurs et veiller à la maintenance du système.
6. Formation et accompagnement : anticipez les réticences en formant vos collaborateurs et en les accompagnant durant la période de transition. Mettez en place un support technique pour faciliter l’adaptation.
7. Suivi et mise à jour : continuez de suivre l’efficacité du système et faites les ajustements nécessaires, tout en gardant un œil sur les nouvelles réglementations et technologies.
Ce processus requiert une attention particulière à chaque étape pour garantir le succès de la mise en place de votre système de GED. N’hésitez pas à solliciter des experts pour vous accompagner dans ce projet stratégique.
Business Document :
Le pilotage des processus documentaires au cœur de la transformation digitale
Nos solutions par secteur d’activitéBusiness Document (groupe Inetum) possède une expérience et un savoir-faire reconnu pour la conception et le déploiement d’outils de Gestion Électronique des Documents (GED) dans les secteur suivants :
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En savoir plus sur la GED :
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La GED transverse : plus qu’une promesse, une réalité grâce à la solution Business Document d’Inetum
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Replay Webinar : Lancement Business Document Unity
Vous avez manqué le Webinar de présentation de notre nouvelle plateforme Business Document Unity, une plateforme complète de gestion documentaire, conçue pour accompagner les entreprises dans la gestion et la diffusion de leurs contenus.
Retrouvez le Replay du Webinar
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Inetum Lance Business Document Unity
Les équipes Inetum ont le plaisir de vous présenter Business Document Unity la nouvelle plateforme complète de gestion documentaire.
Modulaire et intuitive, elle permet de faciliter le travail au quotidien de tous vos utilisateurs et d’optimiser la gestion des processus documentaires .
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La dématérialisation du secteur de l’assurance, pas si simple !
La digitalisation et la dématérialisation du secteur de l’assurance, tout le monde en parle, mais ce n’est pas si simple !
En tant qu’acteur du monde de l’assurance, vous devez adapter votre stratégie d’entreprise en réfléchissant aux besoins de toutes vos parties prenantes.
Il faut d’abord prendre en compte les besoins des Assurés, mais aussi faciliter le travail au quotidien des Gestionnaires et permettre aux Equipes Informatiques de garantir le bon fonctionnement de votre système d’information.
Découvrez la suite de l’article sur le site l’assurance en mouvement selon Franck Reverdy – Expert Digital Document
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Et si, la dématérialisation améliorait votre productivité et votre rentabilité?
Actuellement vous gérez vos flux documentaires via des process manuels ou automatisés mais en silo.
Cette organisation vous donne-t-elle entière satisfaction ?
Avec sa plateforme Business Document,
Inetum propose de vous accompagner dans la gestion de votre contenu d’entreprise
