La GED ou Gestion Électronique des Documents

Qu’est-ce que la GED, ou Gestion Electronique des Documents ? Quel est son utilité ? Pourquoi et comment la mettre en place au sein de votre entreprise ?

Qu’est-ce que la GED ?

La GED, ou Gestion Electronique des Documents, (en anglais, EDM: Electronic Document Management ou DMS : Document Management System ) est l’ensemble des processus informatiques visant à optimiser la circulation, la sécurisation et l’exploitation de tous les types de documents dans une entreprise. Elle traite à la fois des documents entrants et sortants, de façon centralisée et systématisée.

Les principales fonctionnalités proposées dans une solution de GED pour gérer tous ces flux de documents et d’informations qu’ils soient sous un format papier ou électronique sont :

• La numérisation des documents papier
• La capture automatique des emails et des contenus
• L’indexation
• Le stockage et l’archivage des documents et des dossiers
• La gestion de la sécurité des données du document digitalisé
• L’authentification des informations archivées
• La recherche et consultation rapide des contenus

Votre entreprise produit quotidiennement un grand nombre de documents, que ce soit sous un format digital ou papier.

Ces documents sont créés, transmis à des destinataires, stockés puis éventuellement recherchés par vos collaborateurs / clients / partenaires quand ils en ont besoin.

Ces processus de création / partage / stockage / recherche de documents sont extrêmement chronophages et demandent des ressources importantes. Pour cette raison, il est stratégique d’analyser ces processus dans le détail pour tenter de les optimiser. Il y a ici des sources d’économies (économies financières, économie de temps…) considérables.

C’est justement le but de la GED (Gestion électronique des documents). La GED est une des composantes de l’ECM (Enterprise Content Management).

Prenons l’exemple concret d’un processus de vente de l’un de vos produits ou services.

Vous commencez par recevoir une demande d’un client potentiel (mail, appel d’offre, formulaire, commande en ligne…).

En fonction du type de produits / services que vous proposez, il se peut que, pour répondre à cette demande, il est peut-être nécessaire d’établir plusieurs documents internes. Vous pouvez également avoir besoin d’échanger des documents (e-mail par exemple) avec le client potentiel afin de mieux comprendre sa demande

Vous rédigez ensuite une (voire plusieurs) propositions / devis. Vous aurez également peut être besoin de produire un bon de commande, une facture, un contrat, une garantie…

Tout cela varie bien entendu d’une entreprise à l’autre et du type de produits / services que vous proposez. Mais ce processus implique généralement de nombreux documents au format papier et/ou numérique.

Ces documents sont ensuite stockés. Par exemple :

• Votre proposition / devis (qu’elle soit rédigée sous Word, Excel ou via un outil spécifique) est stockée sur votre ordinateur ou un serveur de l’entreprise.
• Les e-mails échangés avec votre client (ou avec vos collègues) sont enregistrés sur votre serveur messagerie.
• La commande signée peut, par exemple, être archivée en format papier dans votre dossier client.
• La facture est enregistrée dans votre logiciel comptable.

Si, par la suite, vous avez besoin de répondre à une demande client, vous pouvez avoir besoin d’aller rechercher l’ensemble de ces documents, stockées sur des supports différents. Pour cela vous pouvez avoir besoin de vos collègues (la demande initiale reçue par le service commercial, le bon de commande ou la facture conservée par le service comptabilité…). C’est souvent long, fastidieux et vous perdez donc en réactivité face à la demande de votre client.

L’entreprise ayant mis en place une GED bénéficie donc d’un grand avantage. L’ensemble des documents ont été numérisés et sont accessibles (aux collaborateurs autorisés) via un outil unique, directement depuis leur propre ordinateur. Vous êtes donc plus réactif vis-à-vis de votre client. Vous gagnez du temps. Votre entreprise réalise des économies.

Ce système permet donc aux collaborateurs de votre entreprise de répondre à toutes demandes clients en quelques secondes.

Quels sont ses bénéfices pour votre entreprise ou organisation ?

Dans un contexte de croissance exponentielle des flux numériques, maîtriser les différents documents et les données associées qui circulent dans votre entreprise est devenu un enjeu essentiel.
La gestion des documents et des contenus permet d’apporter plus de cohérence au sein de votre entreprise.
Grâce à une digitalisation contrôlée des documents et des contenus, l’accès à l’information est structuré et votre entreprise améliore son organisation interne de travail interne et gagne en efficacité.

La mise en place d’un logiciel GED vous assurera :

• Une Réduction des coûts : net diminution des coûts relatifs aux impressions papier et des envois postaux
• Une Augmentation de la productivité grâce à des documents accessibles facilement et par tous
• Une Simplification dans la recherche des documents électroniques et des contenus
• Une Optimisation de la sécurité de l’information
• La Centralisation des données de l’entreprise
• La Réduction du risque de perte d’un document

La GED : les bénéfices pour vos clients ou vos utilisateurs

Vous saviez que 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information
(source: Association Information & management)

Pour vos utilisateurs, la mise en place d’un logiciel de gestion documentaire permet de palier à cette problématique car ils ont immédiatement accès à l’information qu’ils cherchent. Dans le même temps, ils optimisent leurs tâches au quotidien grâce à la centralisation des données de l’entreprise, chacun travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main tout en garantissant une gestion des droits d’accès et de modification … ce qui constitue un gain de temps considérable.
Vos collaborateurs gagnent ainsi en efficacité et en productivité.

Selon Markess, « Plus d’1 décideur sur 2 pensent que la performance business passe par l’amélioration des processus de gestion documentaire »

En effet, la gestion électronique des documents est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise ou de votre organisation.
Elle favorise le travail collaboratif entre vos collaborateurs , fournisseurs et partenaires grâce à la mise en place de Workflow pour optimiser vos processus métiers.
Votre organisation gagne en agilité ce qui permet de répondre rapidement aux demandes de vos clients de manière personnalisée.
Cette gestion documentaire vous permet par exemple d’offrir à vos clients un accès simplifié à leurs documents. Ils peuvent consulter les informations dont ils ont besoin à tout moment et sur le support de leur choix. Ils peuvent également remplir des formulaires en ligne, procéder à une signature électronique et télécharger des pièces justificatives.
L’information circule parfaitement entre votre entreprise et vos clients.
Les processus sont simplifiés, fluides et raccourcis, grâce à cette grande réactivité vous insuffler une plus grande satisfaction client.

Process de Gestion Électronique des Documents : les grandes étapes

Les 4 grandes étapes d’une solution de GED

• Acquisition
  • Numérisation des documents papiers
  • Collecte des documents numériques (EDI, Emails, …
• Traitement
  • Traitement automatique et/ou manuel 
  • rapprochement de devis et facture
  • Circuit de validation
  • Travail collaboratif géré par des workflows
• Diffusion
  • Diffusion des documents en multicanal
• Archivage
  • Archivage des documents pour conservation
  • Gestion des durées de conservation et d’authentification

Business Document : la solutions GED du groupe Inetum

Inetum grâce à sa plateforme Business Document répond à votre besoin de Gestion Electronique de documents.
Elle vous permet , d’organiser et de restituer tous les :

• les contenus
• les documents entrants et sortants de votre système d’information
• ainsi que leurs données associées

en leur offrant un archivage sécurisé.

Son portail dynamique et convivial,  véritable point différenciant vis-à-vis des offres concurrentes permet aux utilisateurs métiers de retrouver tous les documents ou contenus à travers des interfaces userfriendly.

Business Document se positionne comme un outil de gestion documentaire et d’archivage complet.

Les bénéfices attendus de la plateforme Business Document :

• Réduire de 30% vos coûts de gestion des processus documentaires
• Optimiser de 50% le temps de recherche d’informations disséminées
• Réaliser 25% d’économies pour la gestion des corrections d’erreurs
• Réduire la mise à disposition des contrats, courriers de vos clients -Time-to-Market : envoi des contrats en temps réél
• Diminuer les coûts de déploiement IT : intégration simple et rapide
• Augmenter la satisfaction et la fidélisation des clients