La GED ou Gestion Électronique des Documents
Qu’est-ce que la GED, ou Gestion Electronique des Documents ? Quel est son utilité ? Pourquoi et comment la mettre en place au sein de votre entreprise ? Qu’est-ce que la GED ?La GED, ou Gestion Electronique des Documents, (en anglais, EDM: Electronic Document Management ou DMS : Document Management System ) est l’ensemble des processus informatiques visant à optimiser la circulation, la sécurisation et l’exploitation de tous les types de documents dans une entreprise. Elle traite à la fois des documents entrants et sortants, de façon centralisée et systématisée. Les principales fonctionnalités proposées dans une solution de GED pour gérer tous ces flux de documents et d’informations qu’ils soient sous un format papier ou électronique sont :
Votre entreprise produit quotidiennement un grand nombre de documents, que ce soit sous un format digital ou papier. Ces documents sont créés, transmis à des destinataires, stockés puis éventuellement recherchés par vos collaborateurs / clients / partenaires quand ils en ont besoin. Ces processus de création / partage / stockage / recherche de documents sont extrêmement chronophages et demandent des ressources importantes. Pour cette raison, il est stratégique d’analyser ces processus dans le détail pour tenter de les optimiser. Il y a ici des sources d’économies (économies financières, économie de temps…) considérables. C’est justement le but de la GED (Gestion électronique des documents). La GED est une des composantes de l’ECM (Enterprise Content Management).
Prenons l’exemple concret d’un processus de vente de l’un de vos produits ou services. Vous commencez par recevoir une demande d’un client potentiel (mail, appel d’offre, formulaire, commande en ligne…). En fonction du type de produits / services que vous proposez, il se peut que, pour répondre à cette demande, il est peut-être nécessaire d’établir plusieurs documents internes. Vous pouvez également avoir besoin d’échanger des documents (e-mail par exemple) avec le client potentiel afin de mieux comprendre sa demande Vous rédigez ensuite une (voire plusieurs) propositions / devis. Vous aurez également peut être besoin de produire un bon de commande, une facture, un contrat, une garantie… Tout cela varie bien entendu d’une entreprise à l’autre et du type de produits / services que vous proposez. Mais ce processus implique généralement de nombreux documents au format papier et/ou numérique. Ces documents sont ensuite stockés. Par exemple :
Si, par la suite, vous avez besoin de répondre à une demande client, vous pouvez avoir besoin d’aller rechercher l’ensemble de ces documents, stockées sur des supports différents. Pour cela vous pouvez avoir besoin de vos collègues (la demande initiale reçue par le service commercial, le bon de commande ou la facture conservée par le service comptabilité…). C’est souvent long, fastidieux et vous perdez donc en réactivité face à la demande de votre client. L’entreprise ayant mis en place une GED bénéficie donc d’un grand avantage. L’ensemble des documents ont été numérisés et sont accessibles (aux collaborateurs autorisés) via un outil unique, directement depuis leur propre ordinateur. Vous êtes donc plus réactif vis-à-vis de votre client. Vous gagnez du temps. Votre entreprise réalise des économies. Ce système permet donc aux collaborateurs de votre entreprise de répondre à toutes demandes clients en quelques secondes.
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Quels sont ses bénéfices pour votre entreprise ou organisation ?Dans un contexte de croissance exponentielle des flux numériques, maîtriser les différents documents et les données associées qui circulent dans votre entreprise est devenu un enjeu essentiel. La mise en place d’un logiciel GED vous assurera :
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La GED : les bénéfices pour vos clients ou vos utilisateursVous saviez que 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information Pour vos utilisateurs, la mise en place d’un logiciel de gestion documentaire permet de palier à cette problématique car ils ont immédiatement accès à l’information qu’ils cherchent. Dans le même temps, ils optimisent leurs tâches au quotidien grâce à la centralisation des données de l’entreprise, chacun travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main tout en garantissant une gestion des droits d’accès et de modification … ce qui constitue un gain de temps considérable.
Selon Markess, « Plus d’1 décideur sur 2 pensent que la performance business passe par l’amélioration des processus de gestion documentaire » En effet, la gestion électronique des documents est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise ou de votre organisation.
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Process de Gestion Électronique des Documents : les grandes étapesLes 4 grandes étapes d’une solution de GED
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Business Document : la solutions GED du groupe InetumInetum grâce à sa plateforme Business Document répond à votre besoin de Gestion Electronique de documents.
en leur offrant un archivage sécurisé. Son portail dynamique et convivial, véritable point différenciant vis-à-vis des offres concurrentes permet aux utilisateurs métiers de retrouver tous les documents ou contenus à travers des interfaces userfriendly. Business Document se positionne comme un outil de gestion documentaire et d’archivage complet.
Les bénéfices attendus de la plateforme Business Document :
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Business Document :
Le pilotage des processus documentaires au cœur de la transformation digitale
Nos solutions par secteur d’activitéBusiness Document (groupe Inetum) possède une expérience et un savoir-faire reconnu pour la conception et le déploiement d’outils de Gestion Électronique des Documents (GED) dans les secteur suivants :
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En savoir plus sur la GED :
publié le 01/09/2022
La GED transverse : plus qu’une promesse, une réalité grâce à la solution Business Document d’Inetum
En pleine transition numérique, les organisations de tous les secteurs ont largement revu leurs méthodes de travail au cours de ces dernières années. La crise sanitaire, en particulier, a mis en exergue la nécessité de briser les silos d’information afin de fluidifier les échanges et de faire converger les différents outils métiers.
publié le 11/03/2022
Replay Webinar : Lancement Business Document Unity
Vous avez manqué le Webinar de présentation de notre nouvelle plateforme Business Document Unity, une plateforme complète de gestion documentaire, conçue pour accompagner les entreprises dans la gestion et la diffusion de leurs contenus.
Retrouvez le Replay du Webinar
publié le 18/01/2022
Inetum Lance Business Document Unity
Les équipes Inetum ont le plaisir de vous présenter Business Document Unity la nouvelle plateforme complète de gestion documentaire.
Modulaire et intuitive, elle permet de faciliter le travail au quotidien de tous vos utilisateurs et d’optimiser la gestion des processus documentaires .

publié le 25/06/2021
La dématérialisation du secteur de l’assurance, pas si simple !
La digitalisation et la dématérialisation du secteur de l’assurance, tout le monde en parle, mais ce n’est pas si simple !
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Découvrez la suite de l’article sur le site l’assurance en mouvement selon Franck Reverdy – Expert Digital Document
publié le 26/02/2021
Et si, la dématérialisation améliorait votre productivité et votre rentabilité?
Actuellement vous gérez vos flux documentaires via des process manuels ou automatisés mais en silo.
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