¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE UNA SOLUCIÓN EDM?
¿Qué es la gestión electrónica de documentos? ¿Por qué es útil? ¿Por qué y cómo debe implantarse en su empresa?
¿QUÉ ES EDM?
La GED, o Gestión Electrónica de Documentos, es el conjunto de procesos informáticos destinados a optimizar la circulación, la seguridad y la utilización de todo tipo de documentos dentro de una empresa. La GED se ocupa tanto de los documentos entrantes como de los salientes, de forma centralizada y sistemática.
Permite gestionar digital y automáticamente todos los documentos de la empresa.
En inglés, «EDM» son las siglas de Electronic Document Management
(o a veces simplemente DMS, Sistema de Gestión Documental).
IR MÁS LEJOS: EL ENFOQUE BUSINESS DOCUMENT UNITY
Ante esta constatación, que demuestra que las expectativas y las dificultades en materia documental son elevadas, hemos creado la plataforma Business Document Unity para mejorar la gestión de sus procesos documentales y optimizar la gestión de su comunicación.
Business Document Unity es una solución integrada, fácil de integrar y modular. Al combinar las funcionalidades EDM/archivo y CCM/gestión/edición de la comunicación con el cliente, Nexpublica ofrece la única plataforma del mercado capaz de satisfacer simultáneamente todas las necesidades de gestión de contenidos y documentos de una empresa.
Business Document Unity ofrece a sus equipos internos y a sus clientes una nueva experiencia de colaboración y diálogo.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS PARA SU EMPRESA U ORGANIZACIÓN?
En un contexto de crecimiento exponencial de los flujos digitales, controlar los distintos documentos y datos asociados que circulan por su empresa se ha convertido en un reto esencial.
La gestión de documentos y contenidos puede contribuir a dar mayor coherencia a su negocio.
Gracias a la digitalización controlada de documentos y contenidos, se estructura el acceso a la información y su empresa mejora su organización interna del trabajo y gana en eficacia.
La implantación de un paquete de software EDM garantizará :
- Reducción de costes: reducción neta de los costes relacionados con las impresiones en papel y los envíos por correo.
- Aumento de la productividad gracias a documentos fácilmente accesibles para todos
- Búsqueda simplificada de documentos y contenidos electrónicos
- Optimización de la seguridad de la información
- Centralización de los datos de la empresa
- Reducción del riesgo de pérdida de documentos
- Cumplimiento estricto de la legislación (RGPD).
UNIDAD DOCUMENTAL EMPRESARIAL
LA SOLUCIÓN GED DE INETUM SOFTWARE
La plataforma Business Document Unity de Nexpublica es la respuesta a sus necesidades de gestión de documentos electrónicos.
Le permite organizar y recuperar: contenidos, documentos entrantes y salientes de su sistema de información, así como sus datos asociados, con un archivado seguro.
Su portal dinámico y fácil de usar es un verdadero diferenciador competitivo, que permite a los usuarios de la empresa encontrar todos sus documentos y contenidos a través de interfaces fáciles de usar.
Con más de 30 años de experiencia, Business Document Unity se posiciona como una herramienta completa de gestión y archivo de documentos. En los sectores de Banca y Finanzas – Gestión Inmobiliaria – Seguros – Mutuas – Sector Público – Servicios.
LOS 7 PASOS PARA IMPLANTAR UNA SOLUCIÓN GED
EN SU ORGANIZACIÓN
¿Está ya convencido de las ventajas de implantar un software de GED en su empresa/organización?
Aquí tiene los pasos que debe tener en cuenta.
PASO 1
Designe a un gestor de proyectos para que analice sus necesidades de gestión documental. Identifique los tipos de documentos, los requisitos de almacenamiento y automatización y las limitaciones legales.
La ayuda de un consultor puede ser inestimable en esta fase.
PASO 2
Elabore un pliego de condiciones que especifique el plan de clasificación de documentos, la automatización necesaria y los criterios de conservación.
Esta herramienta orientará su elección de la solución de GED.
PASO 3
Una vez que haya identificado claramente sus necesidades, determine sus criterios para elegir el software, especialmente en términos de funcionalidad, ergonomía y presupuesto.
PASO 4
Selecciona algunas soluciones y pruébalas en un entorno controlado. Evalúe si se adaptan a sus necesidades y ajústelas si es necesario.
PASO 5
Una vez finalizada con éxito la prueba, despliegue la solución elegida en toda la empresa. Un comité de observación puede supervisar la transición, evaluar la satisfacción de los empleados y garantizar el mantenimiento del sistema.
PASO 6
Prevea las posibles reticencias formando a su personal y prestándole apoyo durante el periodo de transición. Establezca un soporte técnico para ayudarles a adaptarse.
PASO 7
Siga supervisando la eficacia del sistema y realice los ajustes necesarios, sin perder de vista las nuevas normativas y tecnologías.
Este proceso requiere una cuidadosa atención en cada etapa para garantizar el éxito de la implantación de su sistema de electroerosión.
No dude en recurrir a nuestros expertos para que le apoyen en este proyecto estratégico.