¿POR QUÉ IMPLANTAR UNA ESTRATEGIA GLOBAL DE GESTIÓN DE CONTENIDOS?
Las empresas de hoy en día se enfrentan a la gestión de flujos de información cada vez mayores: Documentos en papel, archivos, correos electrónicos, etc. Por no hablar de la necesidad de establecer un recorrido del cliente omnicanal integrado y coherente, que debe incluir requisitos de personalización y autoatención.
En Inetum Software, creemos que una estrategia global de gestión de contenidos, desplegada a través de una plataforma única, le proporcionará un mayor control sobre estos flujos. Esto le permitirá poner en marcha procesos documentales sólidos que garanticen una coordinación interna eficaz, satisfagan las expectativas de los clientes y dominen los retos asociados a la gestión de la información y el cumplimiento normativo.
se envían 361.000 millones de correos electrónicos*,
se intercambian 1.586 billones de cartas y
se crean 1,7 MegaBits de datos por persona y segundo.
*Fuente: statista
DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES: LOS GRANDES RETOS DEL FUTURO
Según Markess by exaegis :
- El 85% de las empresas manifiestan una gran necesidad de comunicaciones personalizadas con los clientes/usuarios, ya que se trata de un criterio esencial para la satisfacción y fidelización de los clientes.
- El 65% de los responsables encuestados afirma que la segunda prioridad absoluta es simplificar y automatizar la gestión de sus procesos documentales.
- El 58% insiste en la necesidad de garantizar la seguridad de la información.
Como actor reconocido en la gestión de contenidos y la gestión de la comunicación con el cliente, creemos que este enfoque no debe fragmentarse, sino pensarse como un todo.
Esto nos permite optimizar tanto la gestión de los procesos documentales como la gestión de las comunicaciones entrantes y salientes.
OBSTÁCULOS A LA DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES
61%
Gestión híbrida de documentos: papel y digital
Gestión híbrida de documentos: papel y digital
Esta gestión dual requiere el uso de varias soluciones para procesar flujos en papel y digitales, lo que supone una pérdida de tiempo y un mayor riesgo de errores.
44%
Fuerte cultura del papel y miedo al cambio
Fuerte cultura del papel y miedo al cambio
Para superar este obstáculo, es esencial estar alerta, establecer una política de apoyo eficaz y adoptar un enfoque empresarial en lugar de uno puramente documental.
en lugar de un enfoque puramente documental.
44%
Organización en silos
Organización en silos
Esto conlleva riesgo de errores, menor capacidad de respuesta, falta de coherencia y costes mucho más elevados debido al uso de soluciones tecnológicas múltiples e inconexas.
IR MÁS LEJOS: EL ENFOQUE BUSINESS DOCUMENT UNITY
Ante esta constatación, que demuestra que las expectativas y las dificultades en materia documental son elevadas, hemos creado la plataforma Business Document Unity para mejorar la gestión de sus procesos documentales y optimizar la gestión de su comunicación.
Business Document Unity es una solución integrada, fácil de integrar y modular. Al combinar las funcionalidades EDM/archivo y CCM/gestión/edición de la comunicación con el cliente, Inetum Software ofrece la única plataforma del mercado capaz de satisfacer simultáneamente todas las necesidades de gestión de contenidos y documentos de una empresa.
Business Document Unity ofrece a sus equipos internos y a sus clientes una nueva experiencia de colaboración y diálogo.
LAS 7 VENTAJAS DE UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE CONTENIDOS
LAS ETAPAS CLAVE DE UN PROCESO DE GESTIÓN DE CONTENIDOS EMPRESARIALES
La gestión de contenidos empresariales permite gestionar todas las etapas de la vida de los documentos
PASO 1
Los documentos en papel se denominan «flujos de documentos desmaterializados».
flujos de documentos».
PASO 2
Para encontrar cada contenido muy fácilmente, ECM permite indexar y clasificar los documentos y sus metadatos.
Este sistema de indexación y clasificación permite encontrar cada documento casi al instante, y también permite encontrar documentos similares, documentos del mismo tipo o documentos relacionados.
Por ejemplo, cuando visualiza una factura, puede encontrar fácilmente el albarán, la orden de compra, etc. vinculados a esa factura.
PASO 3
Gracias a ECM, se simplifica el intercambio de documentos entre empleados y se optimizan e incluso automatizan los procesos de flujo de trabajo.