Face à la multiplication des documents et à l’explosion des flux numériques au sein des entreprises et organisations, la GED permet de reprendre le contrôle sur l’information.

Ainsi, la GED ou Gestion Electronique des Documents, désigne l’ensemble des technologies et processus permettant de :

• Numériser les documents entrants (papier, email, formulaires…)
• Classer les contenus selon un plan structuré
• Stocker les fichiers dans un référentiel sécurisé
• Partager l’information avec les équipes via des workflows
• Archiver les documents selon les obligations légales

Elle couvre tout le cycle de vie du document et permet une gestion automatisée et centralisée de l’information.

Mettre en œuvre une GED ne se résume pas à digitaliser des documents. C’est un véritable levier de performance pour l’ensemble de l’organisation, avec des retombées mesurables sur la productivité, la sécurité de l’information, la collaboration et les coûts.

• Recherche documentaire accélérée : divisez par 3 le temps nécessaire pour retrouver un document, grâce au classement intelligent et à l’indexation par mots-clés.
• Réduction des erreurs humaines : les workflows automatisés limitent les oublis, doublons ou mauvaises versions.
• Suivi et audit facilités : chaque document est tracé, versionné, et son historique est consultable à tout moment.
• Amélioration de l’expérience collaborateur : moins de tâches répétitives, plus d’autonomie et une meilleure fluidité dans les échanges.
• Accessibilité partout, tout le temps : en télétravail ou en mobilité, vos équipes accèdent à l’information en toute sécurité.
• Réversibilité et pérennité des données : les formats ouverts garantissent l’exploitation future des contenus, sans dépendance éditeur.

La GED s’impose aujourd’hui comme une solution transverse, capable de répondre aux besoins spécifiques de nombreux secteurs d’activité. Chaque métier, chaque organisation manipule un volume croissant de documents qu’il faut organiser, sécuriser, tracer et exploiter de façon efficace.

Voici quelques exemples de contextes dans lesquels une solution de GED permet de fluidifier les processus et d’améliorer la qualité du service :

• Banque et finance : gestion des dossiers clients, archivage des contrats, conformité réglementaire (LCB-FT, audit, KYC…)
• Assurance et mutuelles : traitement des sinistres, échanges clients multicanaux, signature électronique des contrats
• Gestion immobilière (IMO) : gestion des baux, documents techniques, factures fournisseurs, relations locataires
• Secteur public : dématérialisation du courrier entrant, gestion des délibérations, archivage à valeur probante
• Hôpitaux et établissements de santé : gestion des dossiers patients, documents médicaux, circuits de validation RH
• Services : cabinet de conseil, agences, organismes de formation, prestataires techniques… tous concernés par la gestion de contrats, devis, livrables, documents commerciaux ou réglementaires.

Pour chaque secteur, Business Document Unity propose une solution GED modulaire, adaptée à vos enjeux et interopérable avec vos outils métier.

 

Toutes les solutions de GED ne se valent pas. Certaines sont conçues pour des usages très basiques, d’autres pour répondre à des besoins complexes et critiques.
Avant de vous lancer, il est essentiel de définir vos objectifs et de comparer les fonctionnalités proposées.

Voici les principaux critères à examiner pour faire le bon choix :

• Interopérabilité
  La solution doit pouvoir s’intégrer facilement à votre environnement existant : ERP, CRM, outils RH, applications métiers…
• Sécurité
  Accès sécurisés, gestion des droits, chiffrement, traçabilité des opérations : une GED se doit de protéger les données sensibles.
• Modularité
  Choisissez une solution évolutive, capable d’ajouter des fonctionnalités (signature électronique, lecture automatique, etc.) au fur et à mesure.
• Expérience utilisateur
  L’ergonomie est un facteur-clé d’adoption : l’interface doit être intuitive, agréable, et adaptée aux différents profils d’utilisateurs.
• Conformité réglementaire
  RGPD, archivage probant, normes ISO, exigences sectorielles : la solution doit cocher toutes les cases légales.
• Pilotage et reporting
  Tableaux de bord, indicateurs d’usage, suivi des workflows : des outils essentiels pour mesurer l’efficacité documentaire.
• Réversibilité
  Un bon fournisseur doit garantir la récupération de vos documents et métadonnées, en formats ouverts, sans dépendance technique.
• Accompagnement
  Au-delà de la technologie, le support humain fait la différence : assistance au paramétrage, formation des utilisateurs, support technique réactif.

Dans un contexte de croissance exponentielle des flux numériques, maîtriser les différents documents et les données associées qui circulent dans votre entreprise est devenu un enjeu essentiel.
La gestion des documents et des contenus permet d’apporter plus de cohérence au sein de votre entreprise.
Grâce à une digitalisation contrôlée des documents et des contenus, l’accès à l’information est structuré et votre entreprise améliore son organisation interne de travail interne et gagne en efficacité.

La mise en place d’un logiciel GED  et l’amélioration de vos workflows documentaires vous assureront :

• Une réduction des coûts : net diminution des coûts relatifs aux impressions papier et des envois postaux
• Une augmentation de la productivité grâce à des documents dématérialisés accessibles facilement et par tous
• Une simplification dans la recherche des documents électroniques et des contenus
• Une optimisation de la sécurité de l’information
• La centralisation des données de l’entreprise
• La réduction du risque de perte d’un document
• Le respect scrupuleux de la législation (RGPD).

Nexpublica, grâce à sa plateforme, Business Document Unity répond à votre besoin de Gestion Electronique de Documents.
Elle vous permet , d’organiser et de restituer : les contenus, les documents entrants et sortants de votre système d’information, ainsi que leurs données associées, en leur offrant un archivage sécurisé.

Son portail dynamique et convivial,  véritable point différenciant vis-à-vis des offres concurrentes permet aux utilisateurs métiers de retrouver tous les documents ou contenus à travers des interfaces userfriendly.

Avec plus de 30 années d’expérience Business Document Unity se positionne comme un outil de GED transverse de gestion documentaire et d’archivage complet dans les secteurs de la Banque & Finance – Gestion Immobilière – Assurance – Mutuelle – Secteur public – Services.