La GED permet de réduire les risques de perte ou d’erreur dans la gestion des documents. En assurant la traçabilité des documents, elle garantit que chaque étape de leur cycle de vie est suivie et sécurisée. Elle améliore l’accès à l’information, facilite la collaboration entre les équipes et accélère les processus internes. Elle diminue également les coûts liés au stockage physique, à l’impression et à la gestion manuelle des documents. Enfin, la GED garantit la conformité avec les réglementations en vigueur.

Les enjeux de la gestion des documents sont multiples et stratégiques. Elle doit garantir la sécurité et la confidentialité des données tout en respectant les réglementations en vigueur (comme le RGPD). La GED doit aussi permettre une gestion fluide des documents à travers leur cycle de vie, en assurant un accès rapide et organisé à l’information. Enfin, elle représente un levier d’optimisation pour la productivité et la réduction des coûts, tout en évitant les erreurs liées aux manipulations manuelles ou aux versions obsolètes de documents.

En Europe et en France, les réglementations sur la protection des données, comme le RGPD, imposent des obligations strictes en matière de sécurité et de respect de la vie privée. Dans ce cadre, la GED s’avère particulièrement précieuse, car elle permet de centraliser les documents sensibles, d’assurer leur traçabilité, et de gérer les accès de manière sécurisée. La GED facilite ainsi le respect des règles sur la protection des données tout en aidant à se conformer aux normes ISO, qui exigent une gestion rigoureuse et documentée des processus internes.

Une mauvaise mise en place de la GED peut entraîner plusieurs risques : pertes de données, erreurs de version, accès non sécurisés, et non-conformité aux réglementations comme le RGPD. Cela peut également générer des coûts imprévus, ralentir les processus internes et diminuer la productivité, en plus de compliquer l’accès à l’information au lieu de l’optimiser.

Le coût d’une solution GED varie en fonction de plusieurs facteurs : nombre d’utilisateurs, fonctionnalités spécifiques, type d’hébergement (cloud ou sur site), etc. Pour obtenir une estimation précise adaptée à vos besoins, nous vous invitons à nous contacter. Nous serons ravis d’évaluer vos besoins et de vous fournir un devis personnalisé.

Généralement, on distingue trois types de solutions GED : on-premise (hébergée en interne), cloud (hébergée en ligne) et hybride (combinant les deux).

On peut également noter qu’il existe des solutions spécialisées adaptées à certains secteurs d’activité, comme la santé ou le juridique, qui répondent à des besoins réglementaires et métiers spécifiques.

Les secteurs où la gestion documentaire est cruciale tirent particulièrement profit d’une solution GED. Parmi eux :

• Santé : pour la gestion des dossiers patients et la conformité aux normes de confidentialité, comme le RGPD.
• Juridique : pour la gestion sécurisée des contrats et documents sensibles.
• Banque et finance : pour la gestion des dossiers clients et des documents réglementaires.
• Industrie : pour organiser les plans techniques et les documents de production.
• Secteur public : pour optimiser les processus administratifs et assurer un archivage sécurisé.

Au-delà de ces secteurs, une gestion agile des documents est un atout pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.