La plateforme «tout en un»
Business Document Unity
Business Document Unity est une plateforme collaborative unique conçue pour optimiser la gestion de vos documents, leurs données associées mais également votre communication globale (entrante, sortante et interne).
Elle répond à vos besoins de composition, de production et de diffusion cross media de vos documents mais également de capture, d’archivage de vos contenus en les intégrant à vos workflows métiers.
Vous bénéficiez d’une solution de GED et de CCM-Editique dans une seule et même plateforme de Content Management.
Avec la plateforme Business Document Unity,
une réponse adaptée à chacun de vos besoins
Traitez rapidement vos contenus
- Digitalisez vos documents entrants
- Classez automatiquement vos contenus entrants et leurs données
- Automatisez les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée
- Optimisez la détection des erreurs
Conservez et sécurisez vos contenus
- Conservez de manière pérenne et sécurisée les contenus numériques
- Protégez et garantissez la protection de vos données sensibles
- Donnez accès au contenu par un portail utilisateurs
- Recherchez simplement et efficacement vos contenus archivés
Optimisez votre communication sortante
- Personnalisez vos communications clients/citoyens/collaborateurs
- Renforcez la qualité de votre relation client
- Réduisez vos coûts de communication
- Rendez autonome vos équipes métiers vis à vis de l’IT
Favorisez votre communication collaborative
- Renforcez le travail collaboratif
- Transmettez le bon message au bon moment sur le bon canal
- Communiquez avec vos clients/collaborateurs de manière innovante
- Placez votre client en tant qu’acteur de la communication
Les fonctionnalités
Modulaire, évolutive, sécurisée et multilingue, la plateforme Business Document Unity est disponible en Cloud et s’intègre très facilement à votre système d’information : ERP, CRM, Logiciels métiers … grâce à ses APIS et ses connecteurs intégrés.
Découvrez les 4 processus clés qui répondent à vos besoins de gestion de contenus et de gestion de la communication avec vos clients, administrés et collaborateurs. Cliquez sur chaque processus pour obtenir plus d’informations.
Capturer
Facilitez l’accès à l’information pour vos collaborateurs
La plateforme Business Document Unity permet de capturer, intégrer, traiter et archiver vos documents entrants et sortants.
#Documents scannés
BDU intègre tous vos documents scannés quelle que soit la méthode de numérisation. Dans un souci d’amélioration de la productivité, l’intégration de fonctions de LAD/RAD permet une classification et indexation automatique lors de l’intégration du document.
A l’intégration du document, suivant les règles définies, un traitement documentaire pourra être déclenché.
#Scanners d’emails
Business Document Unity capture automatiquement les objets de type email (et fax) provenant de votre messagerie. Via le paramétrage de son connecteur au server Exchange , les mails sont automatiquement capturés et indexés. Des règles de gestion et de traitement sont proposées pour assurer le traitement et la distribution des emails ou des pièces jointes.
#Communications sortantes
Les documents produits par les modules CCM de BDU sont nativement capturés et intégrés dans la plateforme afin d’assurer une vue à 360° que ce soit pour le dossier client, dossier adhérent, dossier employé etc…
#Factures électroniques
A l’approche de la mise en place de la réglementation de la facture électronique, BDU vous offre la possibilité de capturer et intégrer automatiquement les factures électroniques respectant la norme facture X.
La facture est archivée, automatiquement indexée et les documents annexes embarqués dans le PDFA sont archivés et liés à la facture.
#Documents Office
Business Document Unity propose à ses utilisateurs d’intégrer, quand cela le nécessite, les documents MS Office. Que ce soit depuis MS Word, MS Excel ou MS Outlook, l’utilisateur dispose d’un plug-in afin d’intégrer les documents, (ou les PJ dans le cas d’email) , dans la plateforme BDU. Le document sera intégré en appliquant la politique d’archivage définie par les métadonnées saisies. Un traitement par Workflow documentaire pourra être déclenché afin d’assurer le traitement de l’email.
Conserver
Facilitez et accélérez la recherche et la consultation rapide des contenus
La plateforme Business Document Unity classe et archive, tous vos contenus entrants, sortants, documents internes, quels que soient leurs formats, ainsi que les métadonnées associées.
Son portail utilisateur ergonomique et personnalisable offre à vos gestionnaires un outil souple et collaboratif de recherche, de visualisation, d’annotation et de partage des contenus archivés.
#Archivage
Avec ses fonctionnalités de compression, d’authentification et de cryptage, le moteur d’archivage vous permet d’archiver tous vos documents et vos données et joue le rôle de coffre-fort centralisé à valeur probante.
#Sécurité et conformité
Afin d’assurer la sécurité et la traçabilité de vos contenus et vous aider à garantir la conformité réglementaire, la plateforme Business Document Unity vous propose une palette d’outils dédiés tels que le module d’authenticité, le module RGPD.
Tous ces outils vous permettent de protéger et crypter tous vos documents d’entreprise mais également vos données et vos archives.
#Portail utilisateur
Le portail utilisateur de gestion de contenus offre à vos collaborateurs un accès rapide pour rechercher, visualiser, annoter et partager les contenus archivés.
Son interface d’administration permet de définir vos autorisations d’accès aux archives et aux données par utilisateurs et groupes d’utilisateurs:
- Tableaux de bord paramétrables et personnalisable par vos utilisateurs eux-mêmes
- Visualisation instantanée des contenus archivés, avec possibilité d’annotation sans altérer l’archive
- Moteur de recherche intuitif et performant
Créer
Gagnez en efficacité et en autonomie sur votre poste de travail
La plateforme Business Document Unity met à votre disposition des fonctionnalités complètes de CCM- Customer Communication Management , depuis la création des modèles de documents jusqu’à la production et la rédaction interactive.
Les modules de conception et de production de documents de la plateforme s’intègrent facilement à vos applications métiers et dialoguent avec vos solutions tierces de signatures électroniques et d’envoi d’emails.
L’approche métier et les fonctionnalités collaboratives de la plateforme favorisent le travail entre vos services et facilitent la coopération entre vos métiers et vos équipes IT pour proposer une communication personnalisée à vos clients.
#Conception : Réduisez de 75% votre bibliothèque de modèles de documents
La plateforme Business Document Unity est dotée d’un référentiel documentaire multi-profils intuitif et personnalisable.
Vos concepteurs disposent d’un ensemble de ressources pour la conception de leurs modèles de documents : textes, clauses, chartes graphiques,… Ils visualisent et testent en temps réel le rendu final.
De plus, au travers d’une application client léger, vos utilisateurs métiers bénéficient d’un réél outil de conception collaboratif qui leur permet de concevoir, personnaliser et gérer de manière autonome les modèles de documents, bibliothèque de textes et de clauses,…
#Production : Améliorez la productivité
A partir de vos applications métiers et de toutes applications de votre système d’information, la plateforme Business Document Unity vous permet de produire vos documents à la demande, par lots ou en grand volume jusqu’à plusieurs millions de documents.
Vous disposez d’un environnement de production complet et robuste pour la supervision, la traçabilité et la distribution de vos documents.
#Rédaction interactive : Augmentez la fidélisation de vos clients
Vos équipes en charge de la relation client et vos collaborateurs qui rédigent quotidiennement des courriers dans leurs activités front office ou back office bénéficient d’un réel outil de rédaction interactive.
Grâce à son interface utilisateur intuitive et dynamique, l’application guide vos collaborateurs dans le suivi des dossiers et les tâches de rédaction des communications de relation client en emails ou courriers comme lors de gestion des sinistres, la personnalisation des contrats et des documents de souscriptions, des demandes clients, etc…
Collaborer
Automatisez vos processus documentaires
Grâce à ses fonctionnalités intégrées de partage, de distribution omnicanale, de workflow métier et de communication digitale, la plateforme Business Document Unity offre à vos équipes internes et à vos clients une expérience nouvelle, fluide et innovante, de collaboration et de dialogue.
Modulaire et intégrable, la plateforme s’adapte aussi à vos besoins et à votre système d’information grâce à ses API et ses connecteurs multiples.
#Partage et distribution omnicanale
Vous pouvez communiquer en toute sécurité à vos clients ou à vos collaborateurs les contenus et les documents gérés par la plateforme Business Document Untiy .
Les contenus provenant des archives sont restitués dans le plus strict respect de leur forme originale et vos collaborateurs peuvent les annoter.
Les documents destinés à vos clients sont produits et routés vers les canaux de distribution pertinents : vos équipements internes, vos prestataires d’impression ou systèmes de distribution d’email, …
#Workflow
Le moteur de workflow, intégré au cœur de la plateforme Business Document Unity, constitue le chef d’orchestre de votre gestion de contenus et de communication client.
Depuis la capture des contenus entrants jusqu’à la réponse à vos clients, il gère dynamiquement le cycle et le parcours de chaque document, sa stratégie de sécurité et de confidentialité, d’archivage et de rétention et déclenche les processus de production et de distribution de la réponse.
#SmartBdoc : Le document digital
Véritable média digital innovant basé sur la technologie HTML5, SmartBdoc vous permet de répondre aux nouveaux usages digitaux de vos clients grâce à une communication personnalisée et multimédia. Responsive Design, intégrant images dynamiques, vidéos et navigation interactive, SmartBdoc permet à vos clients d’accéder uniquement au contenu qui les intéresse selon la forme qui les intéresse.
#Connecteurs et API
Business Document Unity est une plateforme ouverte proposant des connecteurs pour dialoguer avec les outils et les solutions de votre système d’information :
- OCR Avancée
- CMIS : permet une intégration standard du module GED de BDU
- PlugginOffice : permet une intégration des documents office par l’utilisateur
- Exchange connector : permet une intégration automatique des emails
- Data Connector : le connecteur permet à la platefome de se connecter à des bases de données externes
- eSignature Connector : le connecteur dialogue avec les solutions de signature électronique telles que Docusign ,Signaturit et Connective,…
- Email Connector tel que Brevo et Mailjet
Business Document Unity est une plateforme facilement intégrable, grâce à ses formats standards d’API et de workflow.
