Quand la communication client, la GED et l’archivage légal ne font plus qu’un
Dans un contexte de multiplication des canaux, d’augmentation continue des volumes documentaires et de judiciarisation croissante des relations clients, les entreprises n’ont plus le luxe de gérer leurs communications de manière fragmentée. S’appuyer sur une plateforme unifiée permet de sécuriser ces échanges, de réduire les délais de traitement, d’éviter les litiges liés à des versions incohérentes et de gagner en efficacité opérationnelle.
C’est précisément la promesse de Business Document Unity, la plateforme de Nexpublica, qui réunit gestion de la communication client, GED et archivage légal au sein d’un même environnement.
Source : Archimag numéro spécial panorama
Business Document Unity associe nativement une solution de gestion de la communication client à une GED et à un système d’archivage conforme aux exigences fonctionnelles d’un SAE. La production documentaire couvre l’ensemble des cas d’usage métiers, qu’il s’agisse de documents générés à la demande, de documents interactifs personnalisables dans un cadre strictement maîtrisé ou de productions en masse. Cette approche garantit à la fois la souplesse nécessaire aux métiers et le contrôle indispensable à la conformité.
De la personnalisation maîtrisée à la diffusion multicanale
La personnalisation des documents repose sur des interfaces guidées qui limitent les zones modifiables, évitant toute dérive sur le fond ou la forme. Une fois produits, les documents peuvent suivre des chaînes de post-production intégrant validation, regroupement, enrichissement technique ou contrôle qualité, avant d’être diffusés sur le canal le plus pertinent. La diffusion multicanale est native et totalement intégrée au processus documentaire.
GED et archivage légal intégrés dès l’origine
L’un des atouts majeurs de la plateforme réside dans l’archivage automatique des documents sortants et entrants, avec leurs métadonnées. Les règles de conservation, les droits d’accès et les exigences de sécurité sont définis en amont. Les documents archivés sont non modifiables, mais toutes les actions réalisées autour d’eux sont tracées : consultation, annotation, évolution des métadonnées ou changement de durée de conservation. Cette traçabilité exhaustive constitue un socle solide en cas d’audit ou de contentieux.
Une intégration fluide au système d’information
Business Document Unity a été conçue pour s’intégrer finement dans les SI existants. Les API REST sécurisées permettent une interconnexion complète avec les applications métiers, tandis qu’un mode d’intégration léger via URL sécurisée facilite l’accès aux documents ou aux tableaux de bord sans développement complexe. Quant au portail utilisateur, entièrement paramétrable par widgets, il s’adapte aux usages de chaque profil, renforçant l’adoption par les équipes.
Sécurité, souveraineté et contrôle des accès
La plateforme repose sur une architecture sécurisée, avec une gestion fine des identités, des accès et des rôles. Toutes les interactions sont authentifiées, journalisées et contrôlées. Selon les besoins, la solution peut être déployée en interne ou sur le cloud souverain de Nexpublica, répondant à des exigences élevées de protection des données.
L’IA au service de la rédaction, sans compromis sur la gouvernance
Dernière évolution majeure, Business Document Unity intègre des moteurs d’IA pour assister la rédaction des contenus. L’IA peut aider à formuler, corriger ou traduire des textes, dans un cadre strictement défini par l’entreprise. Le choix du moteur, l’activation des fonctionnalités et le périmètre d’usage restent sous contrôle, garantissant que l’IA renforce la productivité sans affaiblir la maîtrise documentaire.
Avec Business Document Unity, Nexpublica propose ainsi bien plus qu’un outil de gestion documentaire : une plateforme structurante pour sécuriser, fiabiliser et moderniser l’ensemble de la communication client.