ECM – Enterprise Content Management
Qu’est-ce que l’ECM (ou Enterprise Content Management) ?
L’acronyme ECM signifie Enterprise Content Management et se traduit en français par gestion de contenu d’entreprise.
L’ECM englobe les stratégies, les méthodes et outils mis en œuvre pour gérer les contenus / documents nécessaires à l’ensemble des processus d’une entreprise (ou organisation).
L’ECM est plus particulièrement destiné à gérer les contenus non structurés ou semi-structurés (c’est-à-dire les contenus qui ne sont pas déjà gérés via une base de données bien organisée).
Pour faire très simple : le temps des courriers classés dans des dossiers suspendus est depuis longtemps révolu ! Les organisations se doivent aujourd’hui de disposer de systèmes digitalisés permettant de stocker les documents dans un système centralisé, et de rendre ces documents accessibles à tous les collaborateurs, partenaires ou clients (disposant de droits d’accès), à tous moments et en tous lieux. C’est la raison d’être d’une approche Enterprise Content Management (ECM).
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Quels sont les types de contenus ou de documents pris en compte par l’ECM ?
Au sein de votre entreprise (ou organisation), vous avez besoin d’une multitude de documents.
On parle ici aussi bien de :
- Documents papier
- Fichiers (tels que des fichiers Word, Excel, Power Point, Pdf, images…)
- E-mails
- Pièces jointes
- …
Concrètement, il peut s’agir de :
- Factures (clients ou fournisseurs)
- Contrats
- Relevés de situation
- Fiches de paie
- Courriers clients ou courriers internes
- Rapports d’activité
- Bordereaux de livraison
- Documentations techniques
- …
Impossible de dresser une liste exhaustive de tous les documents utilisés au sein d’une organisation, mais l’approche et les outils ECM (Enterprise Content Management) ont donc pour but de gérer la globalité des documents nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise ou de votre organisation.
Les étapes d’un processus d’Enterprise Content Management
L’Enterprise Content Management permet de gérer chaque étape de la vie des documents :
1 – Capture / acquisition de tous types de documents digitaux ou papier. Pour les documents papier cela passe par une « dématérialisation » via un scan ou une photo par exemple. On parle alors de « dématérialisation des flux documentaires ».
2 – Indexation et classement des contenus / documents. Enregistrer un document au sein d’un système centralisé ne suffit pas. Il faut être en mesure de retrouver très facilement et très rapidement chaque contenu. Chaque document doit donc être imparfaitement indexé et classé (métadonnées : date, type de document, nom du rédacteur, nom du client…) afin de pouvoir être retrouvé instantanément.
Ce système d’indexation et de classement, permet de retrouver chaque document de façon quasi-instantanée mais il offre aussi la possibilité de trouver des documents similaires, de même type ou des documents liés. Par exemple, lorsque vous visualisez une facture, il est possible de retrouver facilement le bordereau de livraison, le bon de commande… liés à cette facture.
3 – Gestion des contenus / documents permettant de faciliter le partage (entre collaborateurs d’un même groupe de travail par exemple), optimisation des processus de worflow, voire leur automatisation.
Autrement dit, certains types de documents peuvent être directement adressés à toutes les personnes concernées.
4 – Stockage / archivage / sécurisation des contenus / documents.
5 – Livraison / diffusion des contenus aux collaborateurs, partenaires ou clients en ayant besoin (et disposant de droits d’accès).
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Les avantages de l’ECM (Enterprise Content Management)
La mise en place, au sein de votre organisation, d’un système de Gestion de Contenu de l’Entreprise offre de multiples avantages.
- Efficacité / rentabilité / gain de temps dans la recherche des documents (ce qui peut avoir un impact important sur la rentabilité globale de l’entreprise).
- Facilite le partage d’informations et permet une communication plus fluide entre les collaborateurs ou avec les clients et partenaires.
- Simplification des circuits de validation des documents, en série ou en parallèle.
- Suivi simplifié de l’évolution des documents: l’ECM offre une transparence, un historique des modifications et une collaboration fluide et efficaces sur des documents entre des collègues et différents départements.
- Sécurisation des données
Quelle est la différence entre GED et ECM ?
La GED – Gestion électronique de documents ou qui se traduit par EDM : Electronic Document Management est un processus informatique d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage des documents. Ce type de logiciel de gestion a pour but principal la dématérialisation des documents d’une entreprise et fait partie intégrante du cycle de vie du document.
L’ECM, comme énoncé précédemment, est une solution logicielle qui permet de prendre en charge la gestion de tout le contenu numérique d’une entreprise tout en incluant la gestion des processus métier et le travail collaboratif au travers de workflows.
La GED ne correspond donc qu’à la première phase de l’ECM. La GED a pour but principal la dématérialisation et le stockage des documents quand l’ECM intègre aussi la gestion, le partage, l’automatisation de certains processus worflow, la diffusion des documents.
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