Le glossaire de la gestion documentaire de Business Document Unity rassemble les 40 termes essentiels de la GED, de l’ECM et du CCM. Les concepts couverts par nos pages produit renvoient vers celles-ci ; les autres disposent d’une définition ici, et les plus recherchés d’une fiche dédiée.
🔍 Recherche, indexation & métadonnées
Tout ce qui permet à une GED de retrouver l’information : indexation, recherche plein texte, OCR, classement.
Indexation
Processus qui consiste à analyser, identifier et décrire le contenu d’un document (texte, image, vidéo, etc.) afin de le représenter sous forme de métadonnées ou de mots-clés. Ceci permet d’en faciliter la recherche et le classement en rendant les documents accessibles via un moteur de recherche ou une base documentaire, tout en améliorant leur exploitation dans les workflows métier.
Indexation plein texte
Système d’indexation qui permet de retrouver rapidement des documents en analysant tout leur contenu, facilitant ainsi la recherche sur tous les mots présents dans les fichiers.
Recherche avancée
Outils de recherche multicritère ou par filtre pour retrouver précisément un contenu.
Recherche plein texte
Fonctionnalité permettant de retrouver rapidement des documents à partir d’un ou plusieurs mots-clés saisis dans un moteur de recherche ou de retrouver rapidement des documents contenant un mot ou une phrase dans l’ensemble du corpus.
OCR (Reconnaissance optique de caractères)
Technologie qui convertit une image ou un PDF en texte exploitable et indexable.
LAD-RAD
Ensemble de technologies permettant la lecture et la reconnaissance automatiques de documents scannés, pour extraire et classer les informations de manière automatisée dans une GED.
Plan de classement
Organisation hiérarchique des fichiers facilitant la recherche et la gestion documentaire.
Métadonnées
Informations décrivant et qualifiant un document (titre, auteur, date, mots-clés, etc.) afin de faciliter sa recherche et son classement.
Gestion des métadonnées
Organisation et exploitation des informations descriptives associées aux documents.
⚙️ Workflow & automatisation
Les processus métiers automatisés et les workflows qui font passer un document d’une étape à l’autre.
Workflow documentaire
Ensemble d’étapes automatisées et structurantes pour la validation, le traitement ou la diffusion des documents numériques.
Automatisation des processus
Technologies qui exécutent automatiquement les tâches répétitives pour gagner en efficacité.
BPM (Business Process Management)
Méthode et outils permettant de modéliser, automatiser et optimiser les processus métier au sein d’une organisation.
Transformation des processus métiers
Optimisation des workflows internes grâce à l’automatisation offerte par les outils de ged.
Tableaux de bord de suivi
Outils de visualisation permettant de suivre l’activité et les tâches en cours dans la GED.
Cycle de vie des documents
Le cycle de vie des documents débute par leur création, avant d’être enrichis, annotés ou révisés durant leur phase active. Une fois dans leur forme considérée comme définitive et validés, les documents sont archivés selon des critères spécifiques de conservation.
Historique des versions
Archivage et accès aux différentes étapes de modification d’un document.
🔐 Sécurité, conformité & traçabilité
RGPD, signature électronique, droits d’accès, chiffrement — ce qui rend la GED conforme et auditable.
RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
Législation européenne encadrant la protection, le traitement et le stockage des données personnelles.
Conformité RGPD
Respect des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données dans la gestion documentaire.
Confidentialité
Garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certains contenus ou documents sensibles.
Auditabilité
Capacité à tracer toutes les actions réalisées sur un document pour en garantir l’intégrité.
Horodatage documentaire
Apposition d’une date/heure officielle sur chaque document ou action.
Signature électronique
Procédé permettant de signer des documents numériques avec une valeur légale et sécurisée.
Encryption des donnés
Méthode qui transforme les informations en un code illisible pour protéger les données contre le vol ou la consultation non autorisée.
Gestion des droits d’accès
Contrôle des accès et des permissions aux différents documents au sein du système, par utilisateur, rôle ou groupe.
Respect des normes
Conformité de la solution ged avec les standards (iso, afnor, etc.) et obligations sectorielles en vigueur.
Accessibilité numérique
Capacité d’un système à être utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap.
🔌 Architecture & intégration
Comment une GED moderne s’intègre au SI de l’entreprise (API, CMIS, multi-tenants, mobilité…).
API documentaire
Interface pour connecter la GED à d’autres logiciels métiers ou plateformes tierces.
CMIS
CMIS (Content Management Interoperability Services) est une norme ouverte créée par OASIS qui définit un langage et un protocole qui permet aux différentes plateformes documentaires de communiquer avec les applications de gestion de contenu et entre elles via une interface commune. Il offre la possibilité de rechercher, créer, mettre à jour ou gérer des documents et leurs métadonnées indépendamment de la solution utilisée.
Connecteurs applicatifs
Modules permettant l’intégration entre la ged et d’autres applications métiers (erp, crm, etc.).
Interopérabilité
Capacité d’une solution GED à s’intégrer et communiquer avec d’autres systèmes informatiques.
Intégration avec le SI
Interconnexion entre ged et les autres éléments du système d’information.
Multi-tenants
Architecture logicielle permettant à une seule application de servir plusieurs clients distincts, chacun ayant ses propres données isolées dans un même système partagé.
GED Multilingue
Possibilité de gérer et retrouver des documents dans plusieurs langues.
Mobilité
Possibilité de consulter et gérer ses documents de manière sécurisée à partir de n’importe quel terminal mobile.
📚 Concepts fondamentaux
Les notions cardinales de la gestion documentaire — pour les approfondir, voir nos pages dédiées.
GED (Gestion Électronique de Documents)
Système permettant le stockage, la gestion, le classement et l’archivage (non définitif) des documents numériques. Il facilite la recherche et le partage de fichiers au sein de l’entreprise.
Gestion documentaire
La gestion documentaire englobe l’ensemble des processus et méthodes utilisés pour gérer les documents au sein d’une organisation, tout au long de leur cycle de vie, de leur création à l’archivage, en passant leur classement, leur traitement et leur validation.
Archivage électronique
Procédé consistant à stocker des documents sous format numérique afin de garantir leur intégrité et leur accessibilité sur le long terme.
Dématérialisation
Transformation des documents papier en données numériques, dans un objectif de gain de temps, de place et d’efficacité.
Gestion multi-canaux
Capacité à centraliser et gérer des documents issus de différents canaux (emails, scans, applications métiers).
Transformation digitale
Adoption d’outils et processus numériques pour améliorer l’efficacité et la compétitivité des entreprises.
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