La GED transverse : plus qu’une promesse, une réalité grâce à la solution Business Document de Nexpublica
En pleine transition numérique, les organisations de tous les secteurs ont largement revu leurs méthodes de travail au cours de ces dernières années. La crise sanitaire, en particulier, a mis en exergue la nécessité de briser les silos d’information afin de fluidifier les échanges et de faire converger les différents outils métiers. Décryptage de tendances et partage de bonnes pratiques par Marie-Noëlle Vannier et Pierre Schuhl de la division Business Document de Nexpublica, la plateforme tout-en-un mêlant CCM, GED, ECM et automatisation des processus documentaires.
Dans un contexte d’hybridation professionnelle et de la relation client la gestion électronique des documents et les échanges autour des documents n’ont jamais eu autant d’importance. Nos clients ont pris conscience de l’importance que revêt la GED dans la relation avec leurs collaborateurs et leurs clients. L’un de nos clients nous a par exemple informés qu’au début de la crise sanitaire, son activité aurait été quasiment à l’arrêt sans notre solution de GED, tous les collaborateurs étant obligatoirement en télétravail », observe Pierre Schuhl, directeur du Product Management Business Document chez Nexpublica.
Loin d’être une exception, ce cas d ’usage met en exergue la prise de conscience des organisations sur les apports de la GED, qui facilite le travail à distance des collaborateurs et permet de répondre aux besoins des clients finaux. Il indique également la volonté des utilisateurs d’aller plus loin et plus vite dans la transformation que cela implique.
Une solution qui évolue en même temps que ses utilisateurs
Toujours déployable on-premise, la plateforme répond surtout aux attentes grandissantes du cloud, dont les avantages (disponibilité, sécurité, etc.) ont déjà séduit de nombreux acteurs. Par ailleurs, la plateforme Business Document couvre les besoins d’interopérabilité́ bien connus des entreprises, pouvant s’intégrer aussi bien dans des applications back-end que front-office. Pour ce faire, un important travail autour de l’APIsation a été effectué afin que la solution s’interconnecte avec tous les prestataires, de la capture documentaire à la signature électronique.
Une réponse à tous les besoins
Contribuant à fluidifier les processus documentaires grâce à ses multiples passerelles vers d’autres applications métiers, la plateforme Business Document fonde sa pro- position de valeur sur 4 piliers :
- La capture et la captation des données ;
- La conservation, à court ou moyen terme, avec toutes les contraintes qui s’imposent (force probante des archives notamment) ;
- La création (communication sortante, multicanale, production de communication) ;
- La collaboration, tout au long du cycle de vie du document. « Il faut disposer d’un outil performant pour mettre en œuvre un projet de GED ou de CCM, mais cela ne fera pas tout. La compréhension du business et des enjeux d’un client, s’y adapter et être en mesure d’y répondre, sont tout aussi importants », ajoute Marie-Noëlle Vannier, Consultante avant- vente Business Document chez Nexpublica. « Tout en faisant partie d’un grand groupe, nous maintenons une proximité avec nos clients pour leur proposer un accompagnement contribuant à la réussite de leurs projets », conclut-elle.
GED, BPM, GEC : orchestrer plutôt que subir
La plupart des organisations ont acquis ces trois briques séparément, et pour de bonnes raisons à chaque fois. Une gestion documentaire pour conserver et retrouver. Un moteur de processus pour faire circuler les validations. Une gestion du courrier pour absorber les flux entrants. Prises une à une, elles répondent à un besoin réel. Assemblées, elles fabriquent des silos : un même document saisi deux fois, une piste d’audit qui s’interrompt à la frontière de chaque outil, et des équipes qui passent d’un écran à l’autre pour reconstituer un dossier.
L’alternative n’est pas d’ajouter un outil de plus, mais d’aligner les trois sur un socle commun. Le document entrant est capté une fois, indexé une fois, puis il circule dans son processus, se conserve avec sa valeur probante et repart en communication sortante en s’appuyant sur les mêmes référentiels et les mêmes règles de gestion. La chaîne devient continue, mesurable et opposable, du courrier reçu jusqu’à la réponse envoyée.
C’est le parti pris de Business Document Unity : réunir dans un seul environnement la capture des flux entrants, la conservation, la collaboration interne et la production des flux sortants, plutôt que de faire dialoguer trois applications qui ne parlent pas la même langue.
| Ce que vit l’organisation | Trois outils juxtaposés | Un socle unifié |
|---|---|---|
| Arrivée d’un document | Saisi dans la gestion du courrier, puis ressaisi pour le processus métier | Capté et indexé une seule fois, disponible partout |
| Circulation et validation | Règles dupliquées dans chaque outil, écarts au fil du temps | Un jeu de règles unique, appliqué de bout en bout |
| Traçabilité | Une piste d’audit par outil, à recoller en cas de contrôle | Un historique continu, du document entrant à la réponse |
| Réponse au client | Reconstituée à la main depuis plusieurs sources | Produite à partir du même référentiel documentaire |
Cette approche unifiée est celle que décrit le supplément d’Archimag « Documents et flux intelligents au cœur de la relation », paru en février 2026, dont Nexpublica est partenaire.
Source : supplément gratuit au numéro 392 d’Archimag, février 2026.